Kā pareizi iznīcināt grāmatvedības dokumentus?
2025-09-01
Inga Pumpure, finanšu konsultante, grāmatvede, lektore grāmatvedības un nodokļu jomā, profesionāls koučs, mentore
Aktuāls jautājums gandrīz katru gadu – ko iesākt ar grāmatvedības dokumentiem, kas joprojām ir papīra formātā, un kā rīkoties ar elektroniskajiem dokumentiem, kad to glabāšanas termiņš ir beidzies? Grāmatvedības likums neļauj šos dokumentus vienkārši izmest vai pastumt dziļi patrepē. Apskatām, kā praktiski rīkoties un atbrīvoties no papīru kalniem un digitālajiem failiem.
Lasot rakstu, uzzināsi:
- Kā noteikt, kad beidzas dokumentu glabāšanas termiņš.
- Kā pārvērst papīra dokumentus elektroniskā formātā.
- Kādi noteikumi jāievēro papīra dokumuentu likvidācijai.
- Vai elektronisko dokumentu iznīcināšanai ir noteikta kārtība.
Vai uzņēmuma iekšējos grāmatvedības organizācijas dokumentos ir jāapraksta tas, kas jau noteikts likumos, vai tomēr pietiek aprakstīt tikai tās kārtības, kas atbilstoši likumā teiktajam jāizstrādā pašam uzņēmumam?
Dokumenti
06:00, 13. Aug. 2025
Vai ir pieņemti grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.7 "Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmas noteikumi'' par to, ka no 2025.gada 1.septembra Valsts ieņēmumu dienesta (VID) elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) vairs nevarēs pieslēgties ar VID piešķirto lietotājvārdu un paroli arī personas, kurām ir iespēja pieslēgties ar citiem autentificēšanās rīkiem? Vai arī tiks saglabāta līdzšinējā kārtība, proti, persona varēs izvēlēties kā līdz šim – pieslēgties EDS ar lietotājvārdu un paroli vai ar citiem autentificēšanās rīkiem, kā eParaksts, Smart-ID, u.tml.?
Dokumenti
06:19, 29. Jūl. 2025
Latvijas uzņēmums preces no piegādātāja Igaunijā saņem ar kurjerpasta starpniecību. Tās tiek piegādātas naktī, kad uzņēmumā neviens nestrādā, un novietotas uzņēmuma novietnē. Līdz ar to nav pieejami preču saņemšanas apliecinājumi. Taču kurjera mājaslapā iespējams izsekot sūtījuma kustībai, izmantojot izsekošanas numuru. Vai šāds pārskats ir pietiekams pierādījums preču saņemšanai? Šādās situācijās parasti netiek sagatavoti pavaddokumenti (CMR), un vienīgā pieejamā norāde ir uz preču iepakojuma esošā uzlīme ar kurjerpasta pakalpojuma sniedzēja piešķirto izsekošanas numuru.
Dokumenti
06:00, 8. Jūl. 2025
Darbinieks ar darba automašīnu, dodas uz Lietuvu, lai apskatītu un iegādātos tehniku. Izbraukšana no darbavietas paredzēta plkst. 7.00, atgriešanās Latvijā – ap plkst. 19.00. Šādi braucieni var būt vienu vai divas reizes mēnesī. Ikdienā darbs tiek veikts uz vietas. Vai šāds brauciens uzskatāms par komandējumu vai darba braucienu? Kādi attaisnojuma dokumenti nepieciešami, lai pamatotu braucienu?
Dokumenti
06:00, 3. Jūn. 2025
Uzņēmums ar apgrozījumu līdz 30 000 eiro gadā veic nelielus remonta un celtniecības darbus fiziskām personām. Materiāli darbam tiek iegādāti tikai tad, kad tie ir nepieciešami konkrētam objektam. Uzņēmumam nav noliktavas, kur glabātos materiāli. Vai šādā gadījumā uzņēmumam jāveic krājumu analītiskā uzskaite?
Dokumenti
06:00, 20. Mai. 2025
Nodokļu administrēšanas nolūkos Valsts ieņēmumu dienestam (VID) vienmēr ir bijušas tiesības īstenot dažādus ar nodokļu nomaksas uzraudzību saistītus kontroles pasākumus, piemēram, veikt pārbaudes uzņēmumā. Kādus dokumentus VID drīkst pieprasīt pārbaudēs un kuru dokumentu pārbaude ietilpst VID kompetencē?
Dokumenti
06:00, 28. Apr. 2025
Uzņēmuma īpašnieks pats iesniedzis darba devēja ziņojumus Valsts ieņēmumu dienestam (VID) un to veicis kļūdaini – katru mēnesi deklarējis ikmēneša algu (4. un 5.ailē), bet papildus aizpildījis arī 6. un 7.aili, proti, precizējumu par iepriekšējo mēnesi. Rezultātā VID tika deklarētas valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas dubultā apmērā; tā tās tika arī samaksātas. Grāmatvedībā norādītas pareizas summas – katra mēneša aprēķinātā alga un attiecīgie nodokļi. Līdz ar to dati grāmatvedībā būtiski atšķiras no VID deklarētajiem. Kā rīkoties grāmatvedim?
Uzņēmums interneta veikalā iegādājas datorus no Lietuvas. Prece tiek atsūtīta uz Latviju ar kurjeru. Piegādātājs atsūta rēķinu elektroniski. Rēķinā norādīta iekraušanas vieta – Lietuva, izkraušanas vieta – Latvija, kā arī visa transportēšanas informācija – paku skaits, iepakojums, piegādes nosacījumi CIP (carriage and insurance paid to). Kurjerdienests, piegādājot preci, neizsniedz nekādus transporta pavaddokumentus. Vai preces saņēmējam pietiek ar elektroniski saņemto rēķinu, lai piemērotu pievienotās vērtības nodokļa 0% likmi preču piegādei, jo citi preču piegādes dokumenti nav pieejami? Vai tomēr nepieciešami preču piegādes dokumenti?
Vai uzņēmumam ir tiesības, nosakot muitas vērtību, precei piemēroto atlaidi importa deklarācijā pierādīt ar citiem līdzekļiem, ne tikai ar rakstveidā noslēgtu līgumu? Meklējam atbildi Valsts ieņēmumu dienesta izsniegtajā uzziņā.
Medicīnas iestāde, kas līdz šim izmantoja papīra kvītis, vēlas uzņēmumā ieviest elektroniskās kvītis (e-kvītis). Kādas darbības jāveic, lai tās ieviestu?
Dokumenti
09:00, 6. Feb. 2025
Uzņēmuma darbinieks saskaņā ar vadītāja rīkojumu ir devies komandējumā uz ārvalstīm. Vai drīkst maksāt darbiniekam dienas naudu, ja darbiniekam nav saglabāts neviens dokuments (piemēram, sabiedriskā transporta biļete), kas norādītu uz darbinieka klātbūtni valstī?
Dokumenti
06:00, 16. Jan. 2025
Uzņēmuma darbinieks iegādājies degvielu automātiskajā degvielas uzpildes stacijā, izmantojot skaidru naudu. Ar degvielas pārdevēju nav noslēgts sadarbības līgums, un uzņēmumam nav izsniegta degvielas karte, līdz ar to netiek saņemts kopsavilkums par iepriekšējā periodā iegādāto degvielu. Vai čeks virs 30 eiro, kas izsniegts automātiskajā degvielas uzpildes stacijā, ir derīgs pievienotās vērtības nodokļa atskaitīšanai?
Jau vairākus gadus grāmatvedībā dokumentus saņemam gan papīra, gan elektroniskā formā. Katrā uzņēmumā ir noteikta dokumentu aprites kārtība. Kad gads noslēdzies, gada pārskats sagatavots un iesniegts, tad kārtējo reizi domājam par arhīvu.
Kuros gadījumos attaisnojuma dokumentos jābūt uzņēmuma rekvizītiem uz rēķina (čeka), kuros – obligāti jāpievieno čekam bez pilnīgiem rekvizītiem kvīts ar visiem rekvizītiem, bet kuros – uz čeka iztrūkstošos rekvizītus var ierakstīt ar roku (pārdevējs vai arī pats uzņēmums)?
