Kā iesniegt e-rēķinu VID, ja grāmatvedis ir atvaļinājumā?

Līdz ar strukturēto elektronisko rēķinu ieviešanu uzņēmumos un prasību šos rēķinus iesniegt Valsts ieņēmumu dienestā aktualizējies jautājums par avansa rēķiniem, uz kā pamata bieži vien tiek veikti maksājumi. Starp grāmatvežiem klejo mīts, ka avansa rēķins ir obligāti jāsagatavo strukturētā formā, citādi samaksu nav iespējams veikt. Vai avansa pieprasījums ir jāuzskata par attaisnojuma dokumentu tikai tādēļ vien, ka ir ieviesti strukturētie rēķini? 

Digitālā transformācija grāmatvedībā nav tikai tehnoloģiju jautājums – tā ir arī organizatoriska, juridiska un uzņēmuma biznesa procesu pārmaiņa. Baltijas valstis e-rēķinu ieviešanā iet dažādus ceļus. Igaunijas un Lietuvas pieredze sniedz vērtīgas mācības Latvijas uzņēmumiem, kas vēl tikai gatavojas obligātajam e-rēķinu režīmam vai jau to ievieš. Kā Latvija – uzņēmumi un likumdevēji – var gūt labumu no kaimiņvalstu risinājumiem?

2025.gada 26.septembrī spēkā stājās grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”, ieviešot jaunas prasības attaisnojuma dokumentu noformēšanā saistībā ar strukturēto e-rēķinu ieviešanu. Vairākas neskaidrības ir radušās par avansa un koriģējošiem rēķiniem – skaidrojumu vaicājam Valsts ieņēmumu dienestam.

No 2026.gada 1.janvāra visiem uzņēmumiem, kuri sadarbojas ar budžeta iestādēm, rēķini strukturētā formātā jeb e-rēķini ir obligāti jāiesniedz Valsts ieņēmumu dienestā. Ērtībai publicējam sarakstu ar šīm iestādēm.

Šī gada vasarā saņēmām ziņu, ka strukturēto rēķinu jeb e-rēķinu obligāta ieviešana starp Latvijas uzņēmumiem ir atlikta vēl uz 2 gadiem. Kāpēc tā? Kā norāda amatpersonas, lielākā daļa mazo uzņēmumu šim solim vēl nav gatavi. Tomēr, kā pierāda prakse, šis nebūt nav vienīgais iemesls. E-rēķinu lietošanā atklājušās vairākas neērtības un tehniskas kļūmes; viens no lieliem klupšanas akmeņiem ir arī portāls Latvija.gov.lv, kurš savas lietojamības dēļ drīzāk ir kļuvis par slogu nevis atbalstu uzņēmumiem e-rēķinu lietošanā. Ko plānots paveikt šo pāris gadu laikā, lai darbs ar e-rēķiniem būtu ērts visiem uzņēmumiem Latvijā? Vaicājam Valsts ieņēmumu dienestam un Valsts digitālās attīstības aģentūrai.

Šobrīd sagatavotajos Ministra kabineta noteikumos par kārtību, kādā organizē un īsteno strukturētu e-rēķinu apriti un kādā iesniedz strukturētu e-rēķinu datus Valsts ieņēmumu dienestam, ir paredzēts, ka uzņēmumi vienojas par sev ērtāko e-rēķinu aprites kanālu – portālu Latvija.gov.lv, operatoriem vai citu veidu (grāmatvedības sistēmām, e-pastu u. c.). Kā tas saskan ar Ministru kabineta noteikumu Nr.154 6.1punktu?

2025.gada 26.septembrī stājās spēkā grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”, kuros noteikts, ka strukturēto rēķinu atsevišķos gadījumos (piemēram, avansa rēķinu) var uzskatīt par attaisnojuma dokumentu. Tāpat šajos grozījumos teikts – ja attaisnojuma dokuments noformēts kā strukturēts elektronisks rēķins, tad šādu rēķinu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot atvasinājumu papīra formā (izdrukas). Jautājums – kurš formāts strukturēto rēķinu gadījumā tiek uzskatīts par dokumenta oriģinālu – XML vai cilvēklasāmais, piemēram, PDF? Kurš formāts un kādā veidā būtu jāiesniedz tiesā kā pierādījums?

2025.gada 26.septembrī spēkā stājušies grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”, kuros teikts: "avansa rēķins (priekšapmaksas rēķins) ir informatīvs dokuments samaksāšanai (maksājuma pieprasījums), kuru uzņēmums izsniedz par precēm, kas vēl nav piegādātas, vai pakalpojumiem, kas nav sniegti". Vai no šiem noteikumiem ir jāsaprot, ka avansa rēķinu turpmāk drīkst izsniegt arī nestrukturētā formātā? Līdz šim lielākā daļa budžeta iestāžu uzskatīja, ka viņi apmaksai pieņem tikai strukturēto rēķinu, proti, avansa rēķins netika apmaksāts (protams, arī netika grāmatots), ja tas nebija izsniegts strukturētā formātā.

Līdz ar e-rēķinu ieviešanu ir radusies 1 centa starpības problēma e-rēķinos, tāpēc lūdzam skaidrojumu, kā pareizi piemērot pievienotās vērtības nodokli situācijā, kad vienā rēķinā tiek iekļauti vairāki produkti. Kā pievienotās vērtības nodoklis tiek aprēķināts e-rēķinā un vai tas ir atbilstoši Latvijas normatīvajiem aktiem?

Uzņēmuma rīcībā esošā informācija ne vienmēr ir brīvi izpaužama – daļa no tās var būt aizsargājama. Tas raisa jautājumus uzņēmēju un grāmatvežu vidū: vai šāda informācija uzskatāma par konfidenciālu vai par komercnoslēpumu? Kā šos terminus nošķirt un pareizi piemērot praksē? Šis jautājums kļūst īpaši aktuāls, gatavojoties obligātajai e-rēķinu ieviešanai.

Kā parakstīt e-rēķinu? Un, ja tas nav parakstīts (jo tas nav iespējams), kā apstiprināt e-rēķinu? Vai jāmaina uzņēmuma iekšējā dokumentu aprites kārtība? Kādas izmaiņas veikt grāmatvedības politikā, ienākot e-rēķinam?

Viens no lielākajiem izaicinājumiem, ieviešot strukturētos elektroniskos rēķinus jeb e-rēķinus, ir darījumi ar precēm un to attaisnojuma dokumentiem. Kā rīkoties, ja e-rēķinā nav iespējams iekļaut visu nepieciešamo informāciju par precēm? Kas ir preču piegādes dokuments un kādas prasības uz to attiecas? Kā organizēt pavadzīmju apriti e-rēķinu ieviešanas gadījumā?

Strukturēto elektronisko rēķinu jeb e-rēķinu ieviešana Latvijā ir būtisks solis uzņēmumu efektivitātes, caurskatāmības un normatīvo prasību ievērošanas nodrošināšanā. Uzņēmumiem, kas grāmatvedību uztic ārpakalpojuma sniedzējiem, šī pāreja rada specifiskus izaicinājumus. Kurš ir atbildīgs par e-rēķina nosūtīšanu, saņemšanu un glabāšanu? Kur beidzas uzņēmuma pienākumi un sākas ārpakalpojuma grāmatveža atbildība?

Kā rīkoties, ja strukturētajā elektroniskajā rēķinā konstatēta kļūda? Piemēram, klientam tiek izrakstīts rēķins par 220 eiro, bet sistēma ģenerē e-rēķinu par 220,01 eiro. Nereti arī neuzmanības dēļ rēķins standarta formātā var tikt izrakstīts ar neprecizitāti, tāpēc nepieciešams to labot, vienlaikus veicot labojumu arī e-rēķinā.