Kā pareizi izmantot VID elektroniski sagatavotās kvītis

Valsts ieņēmumu dienests sagatavojis informatīvo materiālu "Biežākās kļūdas elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu izmantošanā".

Metodiskais materiāls attiecināms uz nodokļu maksātājiem, kuri izmanto elektroniski sagatavotas kvītis ar Valsts ieņēmumu dienesta (VID) elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) ģenerētu numuru (elektroniski sagatavotās reģistrētās kvītis), tātad uz:

veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējiem un
pasta komersantiem.

Elektroniski sagatavotās reģistrētās kvītis lieto tie nodokļu maksātāji, kuri saskaņā ar Ministru kabineta noteikumu Nr.96 “Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” 82.¹ un 82.²punktu var nelietot kases aparātu.

Nodokļu maksātājs elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīti sagatavo par katru darījumu, kad saņem samaksu skaidrā naudā vai ar maksājumu karti vai kad izmanto mobilās lietotnes.

Elektroniski sagatavotās kvītis veselības aprūpes jomā

Veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs, saņemot samaksu skaidrā naudā, ar maksājumu karti vai izmantojot mobilās lietotnes, par veselības aprūpes un ārstniecības pakalpojumiem darījumu apliecināšanai var izmantot elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīti normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

Ja veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs papildus ārstniecības pakalpojumiem sniedz arī citus pakalpojumus vai veic preču tirdzniecību, katram darījumam piemēro atbilstošu uzskaites kārtību atkarībā no darījuma būtības.

Elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīti drīkst izmantot tikai darījumiem, kas ir tieši saistīti ar veselības aprūpes pakalpojumu nodrošināšanu, piemēram:

ārstu konsultācijām;
diagnostikas un laboratoriskajiem izmeklējumiem;
ārstniecības manipulācijām;
rehabilitācijas pakalpojumiem;
ārstniecības procesā izmantotajām precēm un materiāliem;
citiem maksājumiem, kas funkcionāli saistīti ar ārstniecības pakalpojuma sniegšanu.

Piemērs

Pacientam tiek sniegta ārsta konsultācija, un procedūras laikā tiek izmantoti medicīniskie materiāli. Par visu darījumu var izsniegt elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīti, jo gan pakalpojums, gan izmantotie materiāli ir tieši saistīti ar ārstniecības procesu.

Elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīti nedrīkst izmantot darījumiem, kas nav tieši saistīti ar veselības aprūpes pakalpojumu sniegšanu.

Šādos gadījumos darījumu reģistrēšanai jāizmanto nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskās ierīces un iekārtas (kases aparāts vai cita elektroniskā ierīce), izsniedzot klientam kases čeku, piemēram sniedzot šādu pakalpojumus:

skaistumkopšanas pakalpojumus;
kosmetologa pakalpojumus, ja tie nav ārstniecības pakalpojumi;
patstāvīgo kosmētikas, uztura bagātinātāju vai citu preču tirdzniecību;
telpu nomu;
citus ar ārstniecību nesaistītus pakalpojumus.

Piemērs

Klīnika pārdod kosmētiku klientam bez ārstniecības pakalpojuma saņemšanas. Šāds darījums nav tieši saistīts ar veselības aprūpes pakalpojumu, tādēļ jāizsniedz kases čeks.

Veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs, saņemot samaksu par darījumiem skaidrā naudā vai ar maksājumu karti, var nelietot elektronisko ierīci, darījumu apliecinot ar Ministru kabineta noteikumu Nr. 96 “Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” 71.punktā noteiktajā kārtībā noformētu reģistrēto kvīti, ja vidējie skaidrās naudas ieņēmumi mēnesī nepārsniedz sešu minimālo mēneša darba algu apmēru.

Vidējos skaidrās naudas ieņēmumus mēnesī aprēķina, trijos iepriekšējos kalendāra mēnešos gūto skaidrās naudas ieņēmumu kopējo summu dalot ar trīs.

Ja vidējie skaidrās naudas ieņēmumi mēnesī divus mēnešus pēc kārtas pārsniedz sešu minimālo mēneša darba algu apmēru, nodokļu maksātājam nākamā mēneša laikā jāsāk elektroniskās ierīces lietošana.

Piemērs

Ārstniecības iestādei ir divas struktūrvienības:Rīgā un Jelgavā. Rīgā vidējie skaidrās naudas ieņēmumi mēnesī ir 5500 EUR mēnesī, bet Jelgavā – 2800 EUR mēnesī.

Rīgas struktūrvienībā vidējie ieņēmumi pārsniedz noteikto slieksni divus mēnešus pēc kārtas, tādēļ tajā jāsāk elektroniskās ierīces lietošana.

Jelgavas struktūrvienībā ieņēmumi nepārsniedz noteikto slieksni, tādēļ tajā arī turpmāk var izmantot VID reģistrētās kvītis, nelietojot elektronisko ierīci.

Vienā veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēja struktūrvienībā ir pieļaujama:

elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu izmantošana;
VID reģistrēto kvīšu izmantošana;
elektronisko ierīču (kases aparātu) izmantošana

gan atsevišķi, gan vienlaicīgi, ja katram darījumam tiek piemērots atbilstošs darījumu apliecinošs dokuments.

Piemērs

Darījums	Atļautais darījumu apliecinošais dokuments
Ārsta konsultācija	elektroniski sagatavotā reģistrētā kvīts
Rehabilitācijas pakalpojums	elektroniski sagatavotā reģistrētā kvīts
Vakcinācijas pakalpojums	VID reģistrētā kvīts
Mājas vizīte pie pacienta	VID reģistrētā kvīts
Kosmētiskā procedūra	kases čeks
Kosmētikas preces pārdošana	kases čeks

Veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējiem elektroniski sagatavotajās reģistrētajās kvītīs medicīniskie un ārstniecības pakalpojumi jāuzrāda atsevišķi no citiem darījumiem (preču pārdošanas un ar veselības aprūpi nesaistītu pakalpojumu sniegšanas), lai nepieciešamības gadījumā – ar klienta piekrišanu – šos datus varētu nodot VID, kā arī korekti aizpildīt pārskatu par elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu izlietojumu (ar pievienotās vērtības nodokli apliekamiem un neapliekamiem darījumiem un piemērojamām likmēm).

Gadījumos, kad elektroniski sagatavotajā reģistrētajā kvītī tiek ietverti darījumi, kas ir tieši saistīti ar ārstniecības pakalpojuma nodrošināšanu (tostarp ārstniecības procesā izmantotās preces), šie darījumi elektroniski sagatavotajā reģistrētajā kvītī jāatspoguļo strukturēti un skaidri nodalīti, norādot katram darījuma veidam piemērojamo pievienotās vērtības nodokļa režīmu. Tas nodrošina gan pārskatāmas darījumu uzskaites prasību izpildi, gan korektu datu iekļaušanu pārskatā par elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu izlietojumu.

Vienā struktūrvienībā ir pieļaujama elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu, VID reģistrēto kvīšu un elektronisko ierīču vienlaicīga izmantošana, nodrošinot skaidru darījumu nošķiršanu un atbilstošu uzskaiti.

Elektroniski sagatavotās reģistrētās kvīts anulēšana ir pieļaujama, ja tam ir objektīvs pamats, piemēram, pakalpojums faktiski nav sniegts, darījums nav noticis vai kvīts sagatavota ar kļūdainu informāciju. Anulēšanas iemeslam jābūt dokumentētam tā, lai nepieciešamības gadījumā būtu iespējams pamatot, kāpēc kvīts anulēta.

Lai mazinātu nepamatoti biežas anulēšanas risku, ieteicams elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīti sagatavot tikai tad, kad ir skaidrs, ka darījums notiek un samaksa tiek saņemta. Ja anulēto kvīšu skaits ir būtisks vai kļūdas atkārtojas, nodokļu maksātājam jāizvērtē darba organizācija, sistēmas iestatījumi un darbinieku informētība.

Biežākās kļūdas

Identificētā kļūda	Apraksts	Rīcība kļūdas novēršanai un turpmākai nepieļaušanai
EDS dokumenta vecās versijas izmantošana (neaktuāls XML datnes formāts)	Nodokļu maksātājs, iesniedzot, piemēram, pārskatu par elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu izlietojumu aizpildīšanu, izmanto EDS dokumenta veco versiju – neaktuālu XML datnes formātu.	EDS elektronisko dokumentu jaunie XML datņu formātu apraksti pieejami VID tīmekļvietnē sadaļā ”EDS”, izvēloties “EDS elektronisko dokumentu formātu apraksti”.
Nepareiza iesnieguma veida izvēle	Nodokļu maksātājs izvēlas nepareizu elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu reģistrācijas iesnieguma veidu, piemēram, elektronisko kvīšu numuru reģistrācijas iesnieguma vietā aizpilda kvīšu numuru reģistrācijas iesniegumu.	Nodokļu maksātājam elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu numuri jāreģistrē VID, EDS iesniedzot elektronisko kvīšu numuru reģistrācijas iesniegumu. Korektai elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu reģistrācijai EDS jāizvēlas dokumentu saraksts “No veidlapas”, dokumentu grupa “Darījumu apliecinošie dokumenti”, tad attiecīgais dokumenta veids “Elektronisko kvīšu numuru reģistrācijas iesniegums”, jānorāda informācija par iesnieguma iesniedzēju – veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs vai pasta komersants – un jāaizpilda iesniegums.
Nesakritības starp VID reģistrētajiem datiem un nodokļu maksātāja informācijas sistēmās norādīto informāciju (piemēram, kvīšu sērijas un numuri)	Nodokļu maksātāja elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu dati atšķiras no VID informācijas sistēmās ievadītiem datiem, piemēram, VID reģistrēta elektroniski sagatavotā kvīts ar sēriju YZ, bet nodokļu maksātāja sistēmā norādīta sērija YS.	Jālabo, lai elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu sērija un numurs sakristu gan VID reģistrā, gan nodokļu maksātāja sistēmā. Ja VID ir reģistrēta nepareizā sērija, tā jāprecizē EDS, savukārt, ja kļūda ir nodokļu maksātāja programmā, jāizlabo uzskaite.
Reģistrētā elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu numuru intervāla neievērošana	VID piereģistrē konkrētu kvīšu intervālu (no–līdz), bet nodokļu maksātājs savā sistēmā nenodrošina intervāla ievadīšanu no–līdz, turpinot izsniegt elektroniskās kvītis, kas nav reģistrētas.	Nodokļu maksātājam ir jānodrošina, ka elektroniski sagatavotās reģistrētās kvītis tiek izsniegtas tikai no VID reģistrētā kvīšu numuru intervāla. Ja sistēma ir izsniegusi kvītis ar VID nereģistrētiem numuriem, nodokļu maksātājam jāpielāgo programmatūra, jāizvērtē, cik plaši šādas kvītis ir izmantotas, un, ja nepieciešams, jāinformē VID par konstatēto problēmu un veiktajiem pasākumiem tās novēršanai.
Nepietiekama lietotāja izpratne par elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu piemērošanas aspektiem	Nodokļu maksātājam vai tā EDS profila lietotājam nepietiekama izpratne par elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu piemērošanas aspektiem.	Izmantot VID tīmekļvietnē ievietotos metodiskos materiālus: “Pārskata par elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu izlietojumu aizpildīšanas kārtībai” un “Par veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēju elektronisko kvīšu sagatavošanu”.
Citas tehniskas nepilnības nodokļu maksātāja informācijas sistēmās	Nodokļu maksātāja izmantotā informācijas sistēma nenodrošina korektu elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu uzskaiti, piemēram, zobārstniecības klīnika izmanto elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu sagatavošanas sistēmu, un pēc sistēmas atjaunināšanas tiek konstatēts, ka vairākas pacientiem izsniegtās elektroniskās kvītis nav reģistrētas kvīšu uzskaites modulī.	Nodokļu maksātājam jāveic pasākumi situācijas novēršanai, piemēram, zobārstniecības klīnikai jāsagatavo akts par konstatēto tehnisko problēmu, jāinformē sistēmas uzturētājs un jānodrošina elektroniski sagatavoto reģistrēto kvīšu uzskaite atsevišķā reģistrā. Pēc problēmas novēršanas jāsalīdzina dati, lai pārliecinātos, ka visas elektroniski sagatavotās reģistrētās kvītis ir pilnībā uzskaitītas.