Datu valsts inspekcija skaidro, ko ņemt vērā, ja sapulcēs izmanto mākslīgo intelektu.
Mākslīgā intelekta (MI) rīki var palīdzēt pierakstīt sapulcē teikto, sagatavot kopsavilkumu un apkopot uzdevumus. Taču kas notiek ar sarunās izskanējušajiem personas datiem?
Piemērs
Anna ir lietvede uzņēmumā “Dati123”, un viens no viņas pienākumiem ir sapulču protokolēšana. Lai atvieglotu sev darbu un nepalaistu garām svarīgas detaļas, viņa tiešsaistes sapulcei pieslēdz MI palīgu. Kolēģi apspriež klientu sūdzības, minot viņu vārdus un konkrētos apstākļus. Vai uzņēmums ir izvērtējis šo rīku? Vai dalībnieki zina, kā tiks apstrādāti viņu dati?
Ja saruna satur informāciju par identificētām vai identificējamām personām, tās ierakstīšana, pārvēršana tekstā un kopsavilkuma sagatavošana ir personas datu apstrāde. Arī tad, ja audioieraksts netiek saglabāts, personas dati var palikt atšifrējumā un kopsavilkumā.
Organizācijai jāizvērtē MI rīka atbilstība personas datu aizsardzības prasībām un jānodrošina prasībām atbilstoša izmantošana. Publiski pieejama pakalpojuma un organizācijas vajadzībām nodrošināta risinājuma datu apstrādes nosacījumi var atšķirties. Tāpēc jānoskaidro, kur dati tiek glabāti, kam tie pieejami, cik ilgi tiek saglabāti un vai tos izmanto arī citiem nolūkiem, piemēram, MI pilnveidošanai. Jānosaka arī darbiniekiem atļautie rīki un to lietošanas kārtība.
Apstrādei jānosaka nolūks un tiesiskais pamats, kā arī jāizvērtē nepieciešamais datu apjoms. Piemēram, vai sapulces mērķa sasniegšanai nepieciešams pilns sarunas atšifrējums vai pietiek ar pieņemto lēmumu un veicamo uzdevumu apkopojumu.
Organizācijai jānodrošina, ka sapulces dalībnieki ir informēti par viņu personas datu apstrādi, izmantojot MI palīgu. Piemēram, sapulces uzaicinājumā vai arī organizācijas iekšējos dokumentos. Ja nepieciešamā informācija jau ir sniegta un apstrādes nosacījumi nav mainījušies, tā nav jāsniedz atkārtoti. Arī kopsavilkums jāpārbauda, jo MI var kļūdaini piedēvēt izteikumu citai personai vai neprecīzi atspoguļot teikto. MI palīga izmantošanas ērtums neatceļ organizācijas atbildību par personas datu aizsardzību.
