Служба государственных доходов (СГД) подготовила информационный материал о внедрении электронного счета, или структурированного электронного счета, который подготовлен, отправлен и получен в структурированном (машиночитаемом) формате и дает возможность его автоматической и электронной обработки.
Каков формат файла электронного счета?
Структурированный файл электронного счета имеет формат XML (Extensible Markup Language). Структура XML установлена национальным стандартом Латвии LVS EN 16931-1:2017 и должна соответствовать спецификации PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) BIS Billing 3.0.
Кто должен использовать электронные счета?
Оборот электронных счетов будет распространяться на государственное управление и зарегистрированные в Латвии предприятия, в том числе физических лиц, осуществляющих хозяйственную деятельность, и прочие субъекты Закона "О бухгалтерском учете" и субъекты Закона "О налоге на добавленную стоимость".
Когда придет время использовать электронные счета в обязательном порядке?
Начиная с 1 января 2025 года электронные счета в обязательном порядке должны использоваться в расчетах между госучастием и предприятиями, или в сегменте G2G (Goverment to Goverment), B2G (Business to Goverment) и G2B (Goverment to Business).
Начиная с 1 января 2026 года электронные счета обязательно должны использоваться в расчетах между зарегистрированными в Латвии предприятиями, или в сегменте B2B (Business to Business).
Установленные требования не запретят зарегистрированному в Латвии предприятию подготавливать структурированный электронный счет для такого предприятия, которое не зарегистрировано в Латвии (по взаимной договоренности сторон сделки).
Как подготовиться к изменениям обязательности электронных счетов в сегменте B2B?
Сценарий "А"
Если сейчас не используется система бухгалтерского учета или иное готовое решение для выставления счетов, респектабельные счета выставляются в неструктурированном формате, например, В формате файлов PDF, XLSX, doc, docx или в бумажной форме, в небольшом количестве (не более 5 счетов в день), рекомендуется для выставления структурированных э-счетов использовать бесплатное решение — форму э-счета сообщения электронного адреса Latvija.lv (в соответствии с предлагаемыми формой возможностями) или поставщикам услуги электронных счетов платных услуг.
Для такого решения необходимы компьютер или смарт-устройство, активный аккаунт э-адреса и средство идентификации, например, э-подпись, интернет-банк, Smart-ID.
Структурированный э-счет в формате XML должен быть отправлен в систему электронного декларирования СГД (СЭД) или отправлен на электронный счет по э-адресу, указывая СГД как одного из получателей.
Сценарий "B"
Если используется система бухгалтерского учета или другое готовое решение для выставления счетов, счета выставляются в неструктурированном формате, например, В формате файлов PDF, XLSX, doc, docx или на бумажном носителе, рекомендуется для выписывания структурированных электронных счетов использовать публично доступную библиотеку API (Application Programming Interface) общества с ограниченной ответственностью (ООО) "Tilde", обеспечивающую создание, валидацию и отправку электронных счетов по электронному адресу, или же предлагаемое бухгалтерской системой или веб-сайтом решение для выписывания структурированного э-счета (если предлагается), или поставщикам услуг электронных счетов платных услуг.
Для использования библиотеки API ООО "Tilde" необходимо создать новое или уже разработанное системное подключение (интеграция) с электронным адресом. В этом случае следует убедиться, что данные электронных счетов передаются в СГД с использованием электронного адреса или системного соединения (интеграции) с API электронных счетов. Если данные э-счета не передаются с использованием электронного адреса или API СГД, то XML-код э-счета должен быть отправлен через интерфейс EDS.
Сценарий "C"
Если используется система бухгалтерского учета или другое готовое решение для выставления счетов и счета выписываются в структурированном формате XML в соответствии со спецификацией бизнеса PEPPOL BIS Billing 3.0, рекомендуется для выписывания структурированных э-счетов убедиться в том, что электронный счет содержит определенные нормативными актами элементы.
Также необходимо убедиться, что данные электронных счетов передаются в СГД с использованием электронного адреса или системного соединения (интеграции) с API электронных счетов. Лицо, выставляющее счет, может выбрать вручную отправить XML-файл в интерфейс СЭД СГД, если данные э-счета не передаются в СГД иным способом.
Когда электронные счета должны быть переданы в СГД?
Начиная с 1 января 2026 года данные электронных счетов должны быть переданы в СГД.
СГД будет готова получать данные от единого латвийского государственного портала э-адреса, поставщиков услуги э-счетов и налогоплательщиков. В СЭД СГД можно будет отправить только файл электронной накладной (файл) XML-формата.
Файл э-счета XML-формата СГД сможет передать и из бухгалтерской программы с помощью API, если для бухгалтерской программы создана интеграция с API электронных счетов СГД.
