Lai uzlabotu darba produktivitāti un palielinātu efektivitāti, uzņēmējiem vienmēr jādomā, ko darīt gudrāk un citādāk. Un kāpēc gan ar rokām darīt to, ko daudz ātrāk un kvalitatīvāk izdarīs tehnika? Lai iepazītos ar modernākajiem risinājumiem uzņēmuma procesu elektronizācijai, kā arī noskaidrotu nozares svaigākās aktualitātes, 2022.gada 28.septembrī tikāmies žurnāla "iFinanses" izstādē "Uzņēmuma elektronizācija 2022".
Izstādē vairāk nekā 30 labākie un modernākie nozares profesionāļi iepazīstināja apmeklētājus ar praktiskiem risinājumiem dažādu uzņēmuma procesu elektronizēšanai, padarot tos efektīvākus un manuālo darbu atstājot pagātnē. Tāpat paralēli izstādei norisinājās forums, kurā tika aplūkota elektronizācijas nozīmība mūsdienu uzņēmējdarbībā un tās juridiskie aspekti, kā arī darbinieku labbūtības jautājumi.
Kā foruma ietvaros vairākkārt norādīja lektori, uz uzņēmuma elektronizāciju jālūkojas kā izaugsmes iespēju. Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas valdes locekle Ilze Palmbaha-Zvirbule atzina, ka 2022.gads iemācījis mums būt vienotiem tajā, ko mēs darām. Šādai vienotībai jābūt arī procesā uz digitālu finanšu uzskaiti. Praktisks ieteikums, kā panākt šādu vienotību, ir uzņēmumā izstrādāt "rokasgrāmatas", piemēram, e-dokumentu aprites rokasgrāmatu – kurš paraksta, kas saņem, kā glabā utt. Ar to uzņēmumā noteiktās prasības var gan veiksmīgi nodot jauniem darbiniekiem, gan arī kā pamatojumu kādām darbībām uzrādīt iestādēm, piemēram, Valsts ieņēmumu dienestam.
Savukārt Una Petrauska, zvērināta advokāte un "KPMG Law" vadošā partnere, aplūkojot elektroniskos pierādījumus tiesvedībās, uzsvēra, ka svarīgākais šādā gadījumā ir noteikt, vai pierādījums ir autentisks, tomēr norādīja, ka likumos nav speciāla regulējuma e-dokumentu ticamības novērtēšanai. Tādēļ ir svarīgi noteikt, vai e-dokumentam ir juridiskais spēks, t.i., visi likumā noteiktie rekvizīti, kā arī vai puses ir vienojušās par elektronisku parakstīšanu.
Uz nozīmīgu e-dokumentu priekšrocību norādīja organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste, dr.oec. Ieva Kalve. Viņa kā būtisku papīra dokumentu mīnusu min to viltošanas iespējas, turklāt tikpat viegli ir viltot arī parakstu papīra dokumentā, piemēram, sekretārei parakstoties vadītāja vietā. Tātad elektronizācija palīdz novērst arī negodīgu rīcību ar dokumentiem.
Savukārt paralēli forumam notiekošajā diskusijā par darbinieka labbūtību un viņu lomu elektronizācijas procesos, Kaspars Rācenājs, Latvijas Brīvo arodbiedrību savienības jurists, norādīja, ka, nosakot darbiniekiem lietot kādus elektroniskus risinājumus un ieviešot jaunas sistēmas, svarīgi ievērot darba devēja pienākumu darbiniekus apmācīt. Viņam piekrita arī diskusijas moderatore SIA "ZAB Ellex Kļaviņš" zvērināta advokāte Irina Kostina, norādot, ka bieži vien tieši par darbinieku apmācību uzņēmumi aizmirst un nevelta tam pietiekamus resursus.
Īpaši karstas diskusijas notika par obligātajiem e-rēķiniem, kas jāievieš no 2025.gada. I.Palmbaha-Zvirbule norādīja, ka tie ir rēķini, kas no vienas mašīnas nododami otrai mašīnai, līdz ar to kaut kas pilnīgi cits nekā tas, ko ar šo jēdzienu saprotam šobrīd. Nepieciešamību to ieviešanai sagatavoties laikus uzsvēra arī diskusijas dalībnieki Andis Gulbis no "UnifiedPost", Artūrs Ernštreits no "VISMA" un Daiga Gulbe, Finanšu ministrijas Ēnu ekonomikas ierobežošanas koordinācijas departamenta direktora vietniece. Uzņēmums ikdienā var saskarties pat ar vairākiem tūkstošiem rēķinu, un īpaši mazajiem un vidējiem uzņēmumiem var rasties grūtības pārvaldīt savus administratīvos un finanšu procesus, ja tiem nav iespējas izmantot dažādus IT risinājumus.
Pateicamies visiem lektoriem par prezentācijām – Unai Petrauskai, Ilzei Palmbahai-Zvirbulei, Ilmāram Arsenovičam, Ievai Kalvei, Jolantai Briltei, Inesei Silai, kā arī diskusiju dalībniekiem Kasparam Rācenājam, Dacei Bolei, Irina Kostinai, Andim Gulbim, Artūram Ernštreitam un Daigai Gulbei. Paldies arī izstādes sponsoriem "Dokobit", atbalstītājiem "LMT", "Excellent" un visiem dalībniekiem!
Labākā diena sākt elektronizāciju bija vakar, bet otra labākā ir šodiena!
