Elektroniska dokumentu aprite un drošs elektroniskais paraksts ir rīki, kas var atvieglot ikviena grāmatveža ikdienu. Arvien vairāk uzņēmumu ievieš elektroniskos dokumentus, tāpēc grāmatvežiem ir būtiski saprast svarīgāko, kas attiecas uz viņu darbu.

Izstrādājot elektroniskos attaisnojuma dokumentus, jāievēro tie paši nosacījumi, kas attiecas uz papīra dokumentiem, tikai nepieciešams tos noformēt atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām papildu prasībām, lai dokumenta elektroniskā versija nezaudē juridisko spēku.

Uz attaisnojuma dokumentu, kurš parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, var paļauties – veikt ierakstus grāmatvedības reģistros, lai, piemēram, auditā netiktu apšaubīti iegrāmatotie darījumi. Lai arī Eiropas Savienības (ES) un Latvijas likumdošanas normas ir veicinājušas elektronisko rēķinu apriti un izmantošanu grāmatvedības ierakstu veikšanā, katram uzņēmējam savu tiesību aizsardzības vārdā ir jānodrošina rēķina autentiskums, nemainīgs saturs un salasāmība.

Droša elektroniskā paraksta izmantošana ir ieteicama arī uzņēmuma iekšējo dokumentu parakstīšanai. Tas ir īpaši ērti, ja uzņēmumam ir daudzas filiāles vai struktūrvienības.

Kāpēc elektroniski?

Elektronisko dokumentu un eParaksta lietošanai ir daudz priekšrocību – samazinās darba apjoms grāmatvežiem, jo notiek ātrāka un efektīvāka rēķinu apstrāde, turklāt tuvākajā nākotnē būs iespējama pilnībā automatizēta datu apmaiņa ar grāmatvedības sistēmu un nebūs nepieciešams datus grāmatvedības sistēmā ievadīt manuāli. Ātrāka un efektīvāka kļūst arī rēķinu aprite. Viens no ieguvumiem, kas būs svarīgs arī uzņēmuma vadībai, ir samazinātas izmaksas rēķinu apstrādei.

Praktisks ieguvums rēķinu glabāšanai elektroniskā vidē ir ērtāka to arhivēšana elektroniskajā arhīvā – tie vairs nav jāglabā papildus papīra formā, tāpēc samazinās fiziskā arhīva izmaksas. Dokumentu elektroniskais veidols paaugstina darījumu un informācijas izsekojamību, tie kļūst vienkāršāk kontrolējami un pieejamāki uzņēmuma iekšienē. Nenoliedzams ieguvums ir arī ietaupītais laiks. Pirmkārt, samazinās rēķinu piegādes laiks un nozaudēto rēķinu skaits, tādējādi izpildot prasības par grāmatvedības informācijas savlaicīgumu. Otrkārt, ātrāka kļūst rēķinu apstiprināšana – to var veikt no citas atrašanās vietas vai ierīces. Un visbeidzot - arī ar sadarbības partneriem informācijas apmaiņa kļūst ātrāka.

Vai paraksts ir obligāts?

Šaubas elektronisko rēķinu gadījumā joprojām raisa tas, ka elektroniski saņemtais rēķins parasti nav parakstīts, ja vien rēķina izsniedzējs nelieto drošu elektronisko parakstu.

Nodokļa rēķins un paraksts

Pievienotās vērtības nodokļa likuma (PVN likums) 125. un 126.pantā, kuri nosaka nodokļa rēķina rekvizītus, nav prasības norādīt rekvizītu “paraksts”. Šāda prasība nav ietverta arī likuma “Par grāmatvedību” 7.1pantā: “Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.

Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai, kurš nesatur rekvizītu “paraksts”, un nav iespējams izpildīt šā panta otrajā daļā minēto nosacījumu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.”

Tādējādi rēķinu apliecināšana ar parakstu nav obligāta, ja eksistē cits dokuments, piemēram, līgums, kas apstiprina darījumu, vai darījuma esamību apstiprina par darījumu atbildīgā persona uzņēmumā noteiktajā kārtībā. To, kā tiek apliecināti saņemtie attaisnojuma dokumenti bez rekvizīta “paraksts”, nosaka uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos.

PVN likumā kā viens no elektroniskā rēķina autentiskuma, nemainīga satura un salasāmības nodrošināšanas veidiem ir minēts Elektronisko dokumentu likumā (EDL) paredzētais drošs elektroniskais paraksts jeb eParaksts. PVN likuma 125.panta 3. un 4.daļā ir prasība nodrošināt nodokļa rēķina autentiskumu jeb, citiem vārdiem sakot, tā izsniedzēja identitātes apliecinājumu, integritāti (nemainīgu saturu) un salasāmību no rēķina izrakstīšanas brīža līdz glabāšanas termiņa beigām.

Minēto prasību var izpildīt, ja

  • nodokļa rēķinam ir drošs elektroniskais paraksts EDL izpratnē vai
  • nodokļa rēķins ir nosūtīts, izmantojot elektronisko datu apmaiņu vai citu veidu, ko izvēlējies pats nodokļa maksātājs atbilstoši PVN likuma 125.panta 4.daļas nosacījumiem.

Pavadzīme un paraksts

Savukārt MK noteikumu Nr.585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” I2.daļa nosaka prasības preču piegādes dokumentam (pavadzīmei), jo pavadzīme atšķirībā no rēķiniem ir jāparaksta gan tās saņēmējam, gan izsniedzējam. Ja pavadzīmju apmaiņa notiek elektroniski, ir jānoslēdz līgums par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu, tajā paredzot pavadzīmes apliecināšanas (autorizēšanas) kārtību.

Vislielākais šķērslis ikvienam grāmatvedim, kas vēl ikdienā nelieto eParakstu, varētu būt emocionālā nedrošība, kas liedz mainīt savus ikdienas paradumus. Taču, pateicoties elektroniskai dokumentu apritei, grāmatvedības vide paliek dinamiskāka un mūsdienīgāka.