Grāmatvedības dokumentu elektroniskais un digitālais arhīvs
2024-09-27
Līga Alberliņa, praktizējoša grāmatvede, SIA “BRUTO 7” vadītāja
Jau vairākus gadus grāmatvedībā dokumentus saņemam gan papīra, gan elektroniskā formā. Katrā uzņēmumā ir noteikta dokumentu aprites kārtība. Kad gads noslēdzies, gada pārskats sagatavots un iesniegts, tad kārtējo reizi domājam par arhīvu.
Lasot rakstu, uzzināsi:
- Kas ir elektroniskais dokuments.
- Vai elektronisko dokumentu arhīvā vienmēr būs pieejami dokumentu orģināli.
- Kas ir digitalizēts dokuments.
- Kādas darbības jāveic, lai varētu iznīcināt orģinālo papīra formas grāmatvedības dokumentu.
- Kādas ir elektroniskā un digitālā arhīva priekšrocības un trūkumi.
Kuros gadījumos attaisnojuma dokumentos jābūt uzņēmuma rekvizītiem uz rēķina (čeka), kuros – obligāti jāpievieno čekam bez pilnīgiem rekvizītiem kvīts ar visiem rekvizītiem, bet kuros – uz čeka iztrūkstošos rekvizītus var ierakstīt ar roku (pārdevējs vai arī pats uzņēmums)?
Dokumenti
06:00, 16. Sep. 2024
Ņemot vērā, ka noliktavas pamatdarbība ir preču saņemšana, uzglabāšana un nosūtīšana, tad būtiski ir veikt preču uzskaiti, kas palīdz kontrolēt un pārzināt preču plūsmas. Lai nodrošinātu iespējami pilnīgu un korektu preču plūsmas uzskaiti noliktavā un grāmatvedībā, nepieciešami attaisnojuma dokumenti. Kādi dokumenti palīdz pierādīt preču transportēšanu?
Dokumenti
06:00, 19. Aug. 2024
Šī gada aprīļa “iFiT” numurā rubrikā “Pētām!” skaidrojām, vai un kā ir iespējams pavadzīmes nosūtīt elektroniskā formātā. Toreiz Valsts ieņēmumu dienesta sniegtā atbilde radīja neizprati un raisīja jautājumus, tāpēc Redakcija lūdzu sniegt papildu skaidrojumus. Šobrīd atbilde ir sniegta, un domājams, ka šis skaidrojums ieviesīs skaidrību un pārliecību, kuros gadījumos un kādā veidā preču piegādes dokumentus var nosūtīt/saņemt elektroniski un apstiprināt vadītāja noteiktajā kārtībā.
Dokumenti
06:00, 17. Jūl. 2024
Kādā laika periodā ir jānomaina rekvizīti rēķinos, ja mainās juridiskā adrese? Kādas sekas var iestāties, ja uzņēmums neizsniedz korektu rēķinu?
Uzņēmums, kuram ir licence alkoholisko dzērienu vairumtirdzniecībai, plāno aizvest preci (alkoholiskos dzērienus) degustācijas vajadzībām klientam, kuram ir mazumtirdzniecības licence. Kā šo darījumu korekti noformēt grāmatvedībā?
Dokumenti
06:00, 20. Jūn. 2024
Uzņēmums veikalā iegādājās būvmateriālus. Norēķins par tiem tika veikts veikala kasē, saņemot čeku. Kādos gadījumos preču piegādei kā pamatojums der čeks, kādos – pavadzīme?
Dokumenti
09:00, 7. Jūn. 2024
Sen pagājis tas laiks, kad komandējums bija ekstra, kurā devās tikai vadība. Šobrīd darbinieku komandējumi ir pašsaprotama lieta, ko nevarētu teikt par komandējumu atskaitēm. Sarunās ar uzņēmumu vadītājiem rodas iespaids, ka tikai grāmatvedis saprot, ka bez atskaitēm nav izmaksu. Diemžēl vēl joprojām ir uzņēmumi, kuri uzskata, ka pieprasīt komandējuma atskaiti ir grāmatveža untums vai nejauka atriebība.
Uzņēmums degvielu iegādājas ar degvielas kartēm un mēneša beigās saņem rēķinu par veiktajiem pirkumiem. Vai papildus nepieciešams vākt un saglabāt degvielas čekus vai arī pietiek ar nodokļa rēķinu, ko piegādātājs izraksta mēneša beigās?
Biedrība, kas nav pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātāja, iznomā savas papildu telpas sabiedrībai ar ierobežotu atbildību, kas ir PVN maksātāja. Biedrība izraksta rēķinu par nomas maksu un elektroenerģiju bez PVN. Savukārt elektroenerģijas rēķinu no pakalpojuma sniedzēja (akciju sabiedrības “Sadales tīkls”) biedrība saņem ar PVN. Nomnieks apmaksu veic pa tiešo biedrībai, nevis pakalpojumu sniedzējam. Vai biedrībai jāizraksta rēķins kā starpniekam? Vai faktiskā pakalpojuma sniedzēja piemērotais PVN arī jānorāda biedrības izrakstītajā rēķinā?
Dokumenti
06:00, 28. Mar. 2024
Vai uzņēmums drīkst izrakstīt rēķinus dažādās valodās un valūtās?
Covid-19 pandēmijas laikā drīkstēja neparakstīt preču pavadzīmes, lai izsargātos no saslimšanas (šādas izmaiņas bija arī iestrādātas normatīvajos aktos). Vai un kādos gadījumos preču pavadzīmes šobrīd drīkst neparakstīt?
Dokumenti
06:00, 11. Mar. 2024
Katram uzņēmumam ir pienākums noteiktu laiku glabāt arhīvā grāmatvedības dokumentus. Arhīva uzturēšanu var uzticēt gan uzņēmuma darbiniekam, gan ārpakalpojumu sniedzējam. Arhīvu nepieciešams periodiski pārskatīt un iznīcināt dokumentus, kuriem beidzies uzglabāšanas termiņš.
Dokumenti
06:00, 7. Mar. 2024
Mūsu uzņēmums ir būvniecības apakšuzņēmējs. Gadās, ka ģenerāluzņēmējs (pasūtītājs) mūsu vietā iegādājas materiālus vai arī darbam objektā piesaista papildspēkus – citus apakšuzņēmējus. Par iegādātajiem materiāliem ģenerāluzņēmējs mums izraksta rēķinu, tajā norādot materiālus pēc to nosaukumiem, tiek pievienots arī materiālu iegādes dokuments, ko apmaksājis ģenerāluzņēmējs. Rēķinā tiek norādīts, ka šī ir kompensācija, kurai netiek piemērotas Pievienotās vērtības nodokļa likuma normas. Tāpat ģenerāluzņēmējs izraksta rēķinu "kompensācija par izpildītiem darbiem", kuram arī netiek piemērots pievienotās vērtības nodoklis. Vai šādi noformēti rēķini ir korekti, vai mums vēlāk neradīsies kādas nodokļu sekas?
Dokumenti
06:00, 16. Feb. 2024
Uzņēmumam par vairākiem gadiem sakrājušies kreditoru parādi. Daži no kreditoriem jau izbeiguši savu darbību. Kādi dokumenti jāsagatavo, lai varētu veikt kreditoru parādu norakstīšanu?
