Kā grāmatvedim rīkoties, ja saņemtajā rēķinā ir rakstīts: "Šis rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta"? Vai šāds rēķins ir izmantojams ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros?
Atbild Ilona Barkāne:
Saņemot šādu dokumentu, ir jāizvērtē, vai dokumenta radīšanai ir tikuši izmantoti noteikti tehniskie rīki, kuri Elektronisko dokumentu likuma izpratnē piešķirtu tam elektroniskā dokumenta statusu, vai ar šo frāzi ir izteikta tikai dokumenta sagatavošanas forma jeb noformējuma veids – elektronisks vai papīra.
Elektroniskā dokumenta definīcija ir atrodama Elektronisko dokumentu likumā, t.i., elektroniskais dokuments ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai. Elektronisko dokumentu likuma 3.pantā noteikts, ka prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.
Tas nozīmē, ka dokumenta elektroniska sagatavošana tam automātiski nepiešķir elektroniskā dokumenta statusu. Savukārt elektroniskā dokumenta būtība ir tā, ka tam jābūt parakstītam ar drošu elektronisko parakstu vai ar elektronisko parakstu, par to iepriekš vienojoties, turklāt saņēmējam jābūt iespējai to identificēt.
Dokumentu juridiskā spēka likumā noteikts, ka dokuments ir jebkura rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts (piemēram, valsts vai pašvaldības institūcija, privāto tiesību juridiskā persona, fizisko vai juridisko personu apvienība, notārs, tiesu izpildītājs) vai fiziskā persona.
Saskaņā ar definīciju arī šādi elektroniski sagatavoti papīri ir uzskatāmi par dokumentiem. Taču šis pats likums ietver prasības, lai dokuments iegūtu juridisku spēku, tāpēc paraksts tomēr ir un paliek juridiski spēkā esoša dokumenta neatņemama sastāvdaļa.
Lai šādu dokumentu bez paraksta varētu izmantot ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros, jāievēro likuma "Par grāmatvedību" 7.un 7.1panti. Tajos noteikts, ka par attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, ja tas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē, kā arī par attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts dokuments, kurš nesatur rekvizītu “paraksts”, un nav iespējams izpildīt minēto nosacījumu par citu ārēju dokumentu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
Tas nozīmē, ka atsauce “derīgs bez paraksta” būtu lietojama tikai pie apstiprināmas pārliecības, ka dokumenta saņēmējam ir pienākums šo dokumentu pildīt un tiesības izmantot ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros.
Tātad dokumentos minētā atsauce “Šis rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta” nav korekta. Mans ieteikums būtu šādu atsauci nelietot, lai nerastos lieki jautājumi vai pārpratumi, kā arī aicinu attaisnojuma dokumenta sagatavotājus iegūt pilnīgāku izpratni par elektroniskā dokumenta statusu un nepieciešamajiem attaisnojuma dokumenta rekvizītiem.
