Vai vienošanās par elektroniskajiem rēķiniem ir obligāta?

Rēķinus klientiem sagatavojam elektroniski, tajos ir iekļauti visi likumā "Par grāmatvedību" noteiktie rekvizīti, un tie tiek nosūtīti klientam pa elektronisko pastu. Nekādi līgumi pusēm noslēgti nav, bet visi rēķini tiek parakstīti ar VAS "Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs" (LVRTC) izsniegto drošo elektronisko parakstu. Taču klienti bieži nepieņem mūsu rēķinus ar drošo elektronisko parakstu, argumentējot, ka Elektronisko dokumentu likums atļauj elektronisku dokumentu (rēķinu) nosūtīšanu, tikai ir jānosaka elektroniskās apliecināšanas (autorizācijas) kārtība. Līdz ar to šādi rēķini nav uzskatāmi par pienācīgi noformētiem attaisnojuma dokumentiem un nav izmantojami kā pamats grāmatvedības ierakstiem, jo nav cita ārēja dokumenta (līguma) par iepriekšēju vienošanos par elektroniskajiem rēķiniem. Vai mūsu klientiem ir taisnība?

Atbild Ilona Barkāne:

Ja rēķini klientam tiek sagatavoti elektroniski, tajos ir iekļauti visi likumā "Par grāmatvedību" noteiktie rekvizīti, rēķini tiek nosūtīti pa elektronisko pastu un tie tiek parakstīti ar LVRTC izsniegto drošo elektronisko parakstu, šādi rēķini ir uzskatāmi par attaisnojuma dokumentiem un ir izmantojami ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros, jo attaisnojuma dokumenta rekvizīts "Paraksts" ir noformēts, ievērojot Elektronisko dokumentu likuma prasības, t.i., drošais elektroniskais paraksts aizstāj pašrocīgo parakstu.

Savukārt, ja attaisnojuma dokumentam ir elektroniskais paraksts, tad pusēm būtu rakstveidā jāvienojas par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu šī likuma izpratnē.

Ir svarīgi saprast atšķirību starp drošu elektronisko parakstu, ko izsniedz LVRTC, un elektronisko parakstu, kas var būt izstrādāts kā jebkuras informācijas sistēmas modulis.

Saskaņā ar Elektronisko dokumentu likumu drošs elektroniskais paraksts

• ir piesaistīts vienīgi parakstītājam;
• nodrošina parakstītāja personas identifikāciju;
• radīts ar drošiem elektroniskā paraksta radīšanas līdzekļiem, kurus var kontrolēt tikai parakstītājs;
• ir saistīts ar parakstīto elektronisko dokumentu tā, lai vēlākas izmaiņas šajā dokumentā būtu pamanāmas;
• kā arī tas ir apliecināts ar kvalificētu sertifikātu.

Savukārt elektroniskais paraksts ir "elektroniski dati, kas pievienoti elektroniskajam dokumentam vai loģiski saistīti ar šo dokumentu, nodrošina elektroniskā dokumenta autentiskumu un apstiprina parakstītāja identitāti".

Savstarpējais sadarbības līgums regulē abu pušu saistības un pienākumus, kā arī sniedz detalizētāku saimnieciskā darījuma aprakstu, kas īpaši svarīgi ir ilgstošā laika posmā vai regulāros darījumos. Tad šajā līgumā vēlams iestrādāt arī savstarpējās elektroniskās saziņas nosacījumus attaisnojumu dokumentu apritē, vienojoties par abu pušu e-pasta adresēm, gan no kurām var izsūtīt rēķinus, gan kurās otra puse tos vēlas saņemt.

Parakstot attaisnojuma dokumentus ar drošu elektronisko parakstu, LVRTC aicina lietot laika zīmogu, jo tas ir elektroniski parakstīts apstiprinājums tam, ka elektroniskais dokuments ir noteiktā datumā un laikā iezīmēts pie sertifikācijas pakalpojumu sniedzēja (LVRTC).

Likuma "Par grāmatvedību" 7.¹pantā noteikts, ka par attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, ja tas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.

Tāpat par attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kurš nesatur rekvizītu “paraksts”, un nav iespējams izpildīt nosacījumu par citu ārēju dokumentu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Tātad jautājumā aprakstītajā situācijā līgums par elektronisko autorizāciju nav nepieciešams.