Ja Latvijas valsts iestādes un pašvaldības sekmīgi gan izraksta, gan saņem e-rēķinus, tad tikai daļa uzņēmumu šodien ir iesaistīti e-rēķinu apritē. Jāatgādina, ka 2028.gada 1.janvārī e-rēķinu izrakstīšana un saņemšana Latvijā kļūs obligāta visiem uzņēmumiem – ne tikai tiem, kas sadarbojas ar publisko pārvaldi.

Šo datumu Saeima apstiprinājusi 2025.gada 5.jūnijā, un tas jau kārtējais e-rēķina ieviešanas datuma pagarinājums – sākotnēji plānotais 2026.gada termiņš izrādījās pārāk optimistisks tieši tāpēc, ka lielai daļai uzņēmumu, īpaši mazajiem un vidējiem, trūka gan tehnisko risinājumu, gan zināšanu.

Datums var šķist tāls. Tomēr tā tas nav, jo sistēmu un procesu pielāgojumi parasti prasa ilgstošu sagatavošanos. Mēs uzņēmumā pieredzējām, cik darbietilpīgs process pašvaldībās bija e-rēķinu ieviešana, cik ļoti daudz pašvaldībām nācās strādāt ar uzņēmumiem – preču un pakalpojumu piegādātājiem, lai skaidrotu e-rēķinu pamatlietas. Tomēr ir ļoti liels uzņēmumu skaits, kuri ar e-rēķiniem līdz šim nav saskārušies. Paredzam, ka tuvāk termiņam uzņēmēju interese pieaugs, kā rezultātā visiem sniegt palīdzību īsā laikā nebūs iespējams, lai normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā izrakstītu un saņemtu e-rēķinus.

To apliecina arī Latvijas rādītāji e-rēķinu apritē, kas ir starp zemākajiem Eiropā. Pastāv risks, ka 2028.gada termiņš uzņēmumiem un valstij sagādās pārsteigumus. Jārēķinās, ka valstī ir vairāk nekā 180 000 uzņēmēju! Tāpēc gan uzņēmumiem, gan publiskajai pārvaldei jārīkojas aktīvi jau šodien.

Likumdevēja pusē, mūsuprāt, būtu veicams darbs pavadzīmju jomā. Pašreiz diemžēl e-rēķini un pavadzīmes dzīvo atsevišķu dzīvi. Mēs nevaram runāt par pilnvērtīgu digitalizāciju, kamēr ir situācija, ka, piemēram, par iegādātu datoru e-rēķina izrakstīšana, saņemšana notiek elektroniski – tie ir atsevišķā sistēmā, bet fiziski piegādājot datoru, tiek atvesta arī izdrukāta pavadzīme, kas arī tiek apstrādāta citos procesos. Būtu jāizveido tāda sistēma, kurā nav jāveic dubulta minēto dokumentu apstrāde.

Kāpēc notiek e-rēķinu ieviešana?

Īsi jāatgādina, kāpēc tika uzsākta e-rēķinu ieviešana. E-rēķins nav rēķins PDF formātā, kas nosūtīts pa e-pastu. E-rēķins ir rēķina dati mašīnlasāmā, strukturētā formātā, kas ļauj sistēmām tos apstrādāt bez cilvēka iejaukšanās. Vizuāli skaisti noformēts rēķins PDF formātā nav e-rēķins.

Eiropas Savienības (ES) motivācija ir divējāda. Pirmkārt, valstu intereses: iniciatīvas "PVN digitālajā laikmetā" pamatā ir vēlme mazināt krāpšanos ar pievienotās vērtības nodokli (PVN) un ļaut nodokļu iestādēm redzēt darījumu datus praktiski reāllaikā, nevis tikai deklarācijas iesniegšanas brīdī. Otrkārt, uzņēmumu intereses efektivitātes celšanā. Tradicionālā rēķinu apmaiņa pa pastu vai kā e-pasta pielikums ir laikietilpīga un kļūdām pakļauta. Strukturēti dati nozīmē mazāk manuālas ievades, ātrāku apstrādi, caurspīdīgākus grāmatvedības procesus.

Regulējuma saknes meklējamas jau 2010.gada PVN direktīvas grozījumos. Latvijā process norit pakāpeniski: kopš 2025.gada e-rēķini ir obligāti darījumos ar valsts pārvaldi, savukārt B2B segmentā obligātā izmantošana ir pārcelta vairākkārt un pašlaik ieplānota jau minētajā 2028.gadā.

Latvija uz Eiropas fona

Eiropas Komisijas Digitālās desmitgades ziņojumi par Latviju konsekventi norāda uz vienu un to pašu problēmu: mazo un vidējo uzņēmumu (MVU) digitalizācija atpaliek, un plaisa starp MVU un lielajiem uzņēmumiem digitālo tehnoloģiju izmantošanā Latvijā ir 41,1 procentpunkts – būtiski augstāka nekā ES vidējā plaisa (33 procentpunkti). Vienkārši sakot: Latvijas lielie uzņēmumi digitāli attīstās, bet MVU sektors paliek ievērojami atpaliek, nekā tas ir vidēji Eiropā.

E-rēķinu apritē aina ir vēl skarbāka. Kamēr dažās valstīs – Itālijā un Somijā – e-rēķinus sūta praktiski visi uzņēmumi, citviet tas notiek minimāli. Itālijas panākums nav nejaušība: tā bija pirmā un ilgu laiku vienīgā ES valsts ar nacionālu mandātu, kas prasa visiem uzņēmumiem sūtīt un pieņemt e-rēķinus. Skaitļi runā paši par sevi: 2018.gadā e-rēķinus sūtīja 41,6% Itālijas uzņēmumu; pēc mandāta ieviešanas 2020.gadā – jau 94,9%; 2023.gadā – 97,5%. Somijas ceļš ir citāds, bet ne mazāk pārliecinošs – augsts līmenis sasniegts bez obligāta mandāta, vienkārši tāpēc, ka likums ļauj pircējam pieprasīt no pārdevēja e-rēķinu, un lielo uzņēmumu ietekme uz piegādes ķēdēm izdarījusi savu.

37% Eiropas mazo uzņēmumu 2023. gadā sūtīja e-rēķinus. Latvijā šis rādītājs bija 15,7% – trešais zemākais Eiropā aiz Polijas (13,7%) un Bulgārijas (14,7%). Salīdzinājumam: Itālijā –  97,4%, Somijā –  92,9%. Un nav pamata domāt, ka situācija kopš 2023.gada Latvijā būtiski mainījusies.

Kāpēc ir svarīgi uzmanību pievērst tieši MVU? Līdz 2026.gada jūnijam Uzņēmumu reģistrā bija reģistrēti 186 632 aktīvi uzņēmumi. No tiem mikrouzņēmumi (līdz 9 darbiniekiem) veido nedaudz vairāk kā 90%, mazie uzņēmumi (līdz 49 darbiniekiem) – līdz 8%, vidējie – ap 1% un lielie uzņēmumi – tikai daļu no procenta. Citiem vārdiem – e-rēķinu ieviešanas rezultāti būs atkarīgi tieši no MVU uzņēmumiem, kuriem šīs pārmaiņas, visticamāk, būs vissarežģītākās.

Publiskā pārvalde, lielie un MVU

Skatoties uz e-rēķinu ieviešanu tikai kā vienu procesu, viegli palaist garām, ka realitāte katram segmentam ir pilnīgi atšķirīga.

Publiskajā pārvaldē, kur SIA “Dativa” ir tieša pieredze e-rēķinu formāta ieviešanā pašvaldībās un to kapitālsabiedrībās, aina paveras dažāda. Šeit vairs nav jārunā par e-rēķina formātu, mērķiem un e-rēķinu sagatavošanu, jo publiskā pārvaldē e-rēķini ir ikdiena jau daudzus gadus. Tomēr ir jāmin citi izaicinājumi. Pirmkārt, preču pavadzīmju un e-rēķinu dubultā aprite: pašvaldību 2024.gada statistika rāda, ka vairāk nekā 60% no juridisko personu iesniegtajiem dokumentiem ir preču pavadzīmes, kas joprojām tiek piegādātas papīra formā kopā ar preci, kamēr piegādātājs paralēli sagatavo arī e-rēķinu. Pēc IT uzņēmuma “Dativa” aplēsēm, kas balstītas pašu pieredzē darbā ar pašvaldībām, valsts līmenī tas rada apmēram miljonu papildu dokumentu gadā, kas jāapstrādā divreiz kā pašvaldībās, tā arī, visticamāk, preču piegādātāju pusē.

Publiskās pārvaldes papildu izaicinājums skar efektivitātes celšanu, t.i., automatizēt e-rēķinu apstrādi un padarīt procesus efektīvākus. Lai to panāktu, autora prāt, vislielākā nozīme ir raksta turpinājumā minētajām vadlīnijām, kā arī spējai darījuma pusēm vienoties par informācijas iekļaušanu e-rēķinos.

MVU jomā izaicinājums ir informācijas trūkums uzņēmumiem, un to apstiprina arī plašāka aina no visas nozares. Ar pētījumu aģentūru "Norstat" 2025.gada aprīlī aptaujājām 1093 dažādu nozaru uzņēmumus visā Latvijā – un 31% no tiem atzina, ka nesaņem pietiekamu informatīvo un tehnisko atbalstu strukturēto e-rēķinu ieviešanai. Visvairāk uz atbalsta trūkumu norādīja tieši Latgalē bāzēti uzņēmumi un mikrouzņēmumi ar līdz deviņiem darbiniekiem – atkal tā pati grupa, kurai pārmaiņas, visticamāk, būs sarežģītākās.

E-rēķinu apmaiņas kanāli un ziņošana VID

Šeit nonākam pie e-rēķinu tehniskās puses, kas 2026.–2028.gadā skars ikvienu uzņēmumu. Normatīvo aktu grozījumi paredz – sadarbojoties ar budžeta iestādēm, uzņēmumiem no 2026.gada jānodrošina ne tikai rēķina sagatavošana strukturētā formātā, bet arī tā ziņošana Valsts ieņēmumu dienestam (VID).

Praksē pastāv divi galvenie e-rēķinu aprites kanāli: valsts uzturētā oficiālā e-adrese un privātie rēķinu operatori. Būtiska nianse, kas bieži paliek nepamanīta: B2B segmentā uzņēmumu saziņa caur e-adresi nav pieejama, un Valsts digitālās attīstības aģentūra (e-adreses uzturētājs) publiski nav apstiprinājusi, kad tāda būtu sagaidāma. Tomēr tieši e-rēķinu kontekstā valsts izveidojusi šauru, specializētu risinājumu – tā saukto e-rēķinu apakšadresāciju e-adreses sistēmā, kas nākotnē ļaus šo kanālu izmantot rēķinu piegādei starp uzņēmumiem, pat ja plašāka saziņa caur e-adresi B2B uzņēmumiem nebūs pieejama.

Ja uzņēmums izmanto e-adresi vai rēķinu operatoru e-rēķina nosūtīšanai, dati VID nonāk automātiski. Ja uzņēmums e-rēķinu piegādā citādi – pienākums ziņot VID paliek uz rēķina izrakstītāja pleciem, un tas nozīmē papildu administratīvu slogu.

Un vēl viena, varbūt nepamanīta, bet praktiski nozīmīga pārmaiņa: rēķinu labošanas kultūra mainīsies pilnībā. Līdz šim ierasta MVU prakse kļūdu gadījumā bija grāmatvežiem vienojoties iesūtīt labotu rēķinu. Tiklīdz rēķini tiek ziņoti VID, šāda "klusā" labošana vairs nebūs pieļaujama. Kļūdains rēķins būs jākreditē, un jāizraksta jauns, precizēts dokuments. Tas ir mazs, bet reāls disciplīnas pieaugums ikdienas grāmatvedības procesos.

Kiberdrošības aspekts

E-rēķinu tēmu var – un vajag – skatīties arī caur kiberdrošības prizmu. Viens no izplatītākajiem krāpšanas veidiem mūsdienās ir tā sauktā “Business Email Compromise” – uzņēmumu e-pasta sistēmu kompromitēšana, kurā krāpnieki oriģinālo rēķinu aizstāj ar viltotu, kurā mainīti tieši norēķinu rekvizīti – bankas konts, uz kuru jāpārskaita nauda.

Šeit e-rēķinu infrastruktūra dod reālu, nevis tikai formālu ieguvumu: e-adrese un rēķinu operatori ir drošāki un uzticamāki piegādes kanāli nekā parasta e-pasta pastkastīte, tāpēc iespējas šos ziņojumus ceļā kompromitēt ir mazākas. Turklāt strukturēti dati ļauj resursu vadības sistēmās ieviest automātisku kontroli – pārbaudīt, vai rēķinā norādītie norēķinu rekvizīti sakrīt ar darījuma partnera līgumā fiksētajiem.

Papildu drošības slāni veido arī ES ieviestais saņēmēja pārbaudes mehānisms (Verification of Payee), kas kopš pagājušā gada rudens salīdzina naudas saņēmēja bankas konta numuru ar konta īpašnieka datiem. Tas ievērojami mazina krāpšanas risku, taču, kā jau ar jebkuru aizsardzības mehānismu, pilnībā to neizslēdz.

Vai dati automātiski tiek saskaņoti?

Ministru Kabineta noteikumi Nr. 154 nosaka konkrētu standartu e-rēķinu noformēšanai – PEPPOL BIS Billing 3.0 elementu izmantošanas specifikāciju. Būtisks precizējums: par e-rēķinu automātiski nekļūst jebkādi rēķina dati XML formātā – tam jāatbilst tieši šim noteiktajam standartam.

Standarts paredz 176 dažādus informācijas laukus. Daļa no tiem ir obligāti, taču liela daļa – izvēles. Un tieši šeit slēpjas prakse, ko bieži aizmirst: standarts nodrošina tehnisko saderību (visi zina, ko nozīmē konkrēts lauks), bet nevis to, par ko darījuma partneriem vēl jāvienojas – kurus izvēles laukus izmantot, ko tajos ierakstīt un kā to interpretēt otrā pusē. Bez šīs vienošanās automatizācija, kas ir viens no e-rēķinu ieviešanas pamatmērķiem, vienkārši nenotiek – dati ienāk sistēmā, bet tos joprojām nākas apstrādāt manuāli.

Lai valstī neveidotos haoss dažādu lauku aizpildē un atšķirīgā interpretācijā, Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas darba grupā top "Vadlīnijas strukturēta elektroniska rēķina datu modeļa ieviešanai biznesa sistēmās".

Daži ilustratīvi piemēri, kāpēc šādas vadlīnijas ir vajadzīgas:

• Rēķinu adresācija lielās organizācijās. Pašvaldībām un lieliem uzņēmumiem bieži ir vairākas pakļautas iestādes vai struktūrvienības. Rēķinu informācijas aprite un uzskaite notiek iestāžu un struktūrvienību griezumā. Standarts paredz lauku papildu informācijai, taču pasūtītājam un piegādātājam jāvienojas, kas tieši tur tiks ierakstīts – struktūrvienības adrese, iestādes kods vai nosaukums. Bez šīs vienošanās automātiska rēķinu maršrutēšana organizācijas iekšienē nav iespējama;
• Rēķini ar daudzām pozīcijām. Lielas organizācijas, piemēram, saņemot elektrības pakalpojumu rēķinu par vairākām struktūrvienībām, nevēlas katru reizi manuāli šķirot rēķina rindas pa izdevumu centriem. Arī šeit nepieciešama iepriekšēja vienošanās par to, kā šī informācija tiek iekļauta strukturētā rēķinā, lai tā apstrādi automatizētu.

Ko darīt jau tagad?

Četri praktiski soļi, kas uzņēmumiem būtu jāapsver jau šodien, nevis 2027.gada beigās:

• izvēlēties programmatūru, kas nodrošina standartam atbilstošu e-rēķinu sagatavošanu un piegādi adresātam;
• MVU savlaicīgi vienoties ar grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju par kārtību, kā tiek sagatavoti e-rēķini, kā tie tiek nodoti VID;
• vienoties ar darījumu partneriem par to, kuri papildu lauki e-rēķinā tiks izmantoti, ja tas nepieciešams informācijas apritei;
• vidējiem, lielajiem uzņēmumiem un publiskajai pārvaldei – vienoties par kārtību, kā e-rēķins tiek integrēts rēķinu apmaksas saskaņošanas plūsmā.

Visbeidzot – vērts atcerēties, kāpēc šis process vispār sācies. Jā, valstīm ir sava interese cīņā ar PVN plaisu. Bet uzņēmumiem galvenajam motīvam vajadzētu būt vienkāršākam: efektivitāte. Ja e-rēķinu ieviešana tiek organizēta pareizi – ar automātisku satura pārbaudi un datu tiešu ielasi sistēmās rēķina saņemšanas brīdī, tā atmaksājas neatkarīgi no tā, vai to prasa likums. Tie uzņēmumi, kas šo pāreju sāk tagad, 2028.gadā vienkārši turpinās strādāt. Tie, kas gaida, pēkšņi atklās, ka skrien, lai panāktu vilcienu, kas jau devies ceļā.