TOP3: Pavadzīmes, ieviešot e-rēķinus, dāvanas darbiniekiem un darbinieka brauciens uz ārzemēm

Kamēr daba pārslēdzas uz vasaras režīmu, grāmatvežiem darba netrūkst – neskaidro jautājumu nekad nepietrūkst. Lai rastu atbildes kaut uz dažiem jautājumiem, ir vērts ieskatīties jūnija “iFinanses” lasītāko rakstu TOP3.

1.vieta – pavadzīmju aprite, ieviešot e-rēķinus

Viens no lielākajiem izaicinājumiem, ieviešot strukturētos elektroniskos rēķinus jeb e-rēķinus, ir darījumi ar precēm un to attaisnojuma dokumentiem. Inga Pumpure publikācijā “Pavadzīmju aprite, ieviešot e-rēķinus” (iFinanses.lv, 23.06.2025.) skaidro, kā rīkoties, ja e-rēķinā nav iespējams iekļaut visu nepieciešamo informāciju par precēm un kā organizēt pavadzīmju apriti e-rēķinu ieviešanas gadījumā?

Preču piegādes dokumentu var izmantot kā attaisnojuma dokumentu, ja tajā ir iekļauti visi obligātie attaisnojuma dokumenta rekvizīti, kas noteikti Grāmatvedības likumā. E-rēķins var būt attaisnojuma dokuments, tomēr jāņem vērā, ka e-rēķins nav paredzēts preču piegādes dokumentēšanai. “Likums primāri nosaka, ka attaisnojuma dokumenta veids – rēķins − samaksāšanai ir jāsagatavo kā e-rēķins. Pavadzīmēm e-rēķina forma nav obligāta. E-rēķins nav jāgatavo papildus, bet jāgatavo primāri kā noklusējuma dokuments. Turklāt, ja rēķinu sagatavos kā e-rēķinu un tajā būs iekļauti arī visi Pievienotās vērtības nodokļa likumā noteiktie rekvizīti un informācija, tad šādu e-rēķinu varēs izmantot gan kā attaisnojuma dokumentu grāmatvedības reģistru ierakstiem, gan kā rēķinu samaksāšanai, gan kā PVN rēķinu,” norāda I. Pumpure.

“Ja uzņēmums sagatavo papīra formas preču pavadzīmes, ieviešot e-rēķinus, dokumentu aprite būtiski nemainās salīdzinājumā ar iepriekšējo kārtību – tikai pievienojas papildu darbības. Tāpat kā iepriekš, papīra formas dokumenti tiek sagatavoti tik eksemplāros, cik noteikts grāmatvedības politikā (vai dokumentu nomenklatūrā). Pēc tam pavadzīme tiek parakstīta un kopā ar preci nosūtīta klientam. Klients, saņemot preci, paraksta pavadzīmi, tādējādi apliecinot preces saņemšanu, un nosūta to atpakaļ piegādātājam. Papildus, lai saņemtu samaksu par piegādātajām precēm, ir jāsagatavo e-rēķins, kurā norādīta atsauce uz attiecīgo preču pavadzīmi. Līdz ar to grāmatvedībā ir divi dokumenti – sagatavotā pavadzīme, kurā atšifrētas visas preces atbilstoši uzņēmuma preču nomenklatūrai, un e-rēķins, kas nepieciešams, lai saņemtu samaksu.” Šis process nav vienkāršāks un ātrāks, bet gan prasa papildu darbu – papildu grāmatojumus, noliktavas uzskaites sakārtošanu, kontroli pār dubultās ieņēmumu un/vai debitoru grāmatošanas riskiem, kā arī pievienotās vērtības nodokļa deklarācijas automātiskās aizpildes pielāgošanu programmā, lai deklarācijā nenonāktu divi dokumenti. 

Citādāk ir, ja uzņēmums izvēlas elektroniskas pavadzīmes: “Tiek sagatavots elektroniskas formas dokuments, kā noteikts grāmatvedības politikā. Pēc tam pavadzīme tiek nosūtīta klientam kopā ar preci, nodrošinot tās parakstīšanu. Piemēram, pavadzīme tiek nosūtīta atbildīgajai personai elektroniski uz norādīto e-pasta adresi. Saņemot preci, klients paraksta pavadzīmi, apliecinot preces saņemšanu, un to nosūta atpakaļ. Šajā posmā ir iespējams arī izmantot elektronisko apliecinājumu. Papildus, lai saņemtu samaksu par šo preci, jāsagatavo e-rēķins ar atsauci uz preču pavadzīmi.”

Lai arī e-rēķinu ieviešana ir atlikta līdz 2028.gada 1.janvārim, tomēr tas nenozīmē, ka šo jautājumu var atlikt uz ilgu laiku, jo e-rēķini nenovēršami kļūs par ikdienas sastāvdaļu.

2.vieta – dāvanas darbiniekiem

Ņemot vērā, ka no 2025.gada 1.janvāra darba devēja dāvanas, kuru vērtība taksācijas gada laikā nepārsniedz 100 eiro, netiek apliktas ar iedzīvotāju ienākuma nodokli, lasītāju interesēja jautājums: “Vai likumā noteiktais 100 eiro limits attiecināms arī uz dāvanu kartēm?” Atbildi sniedz Dana Muceniece publikācijā “Kādas dāvanas var dāvināt darbiniekam?” (iFinanses.lv, 12.06.2025.).

D. Muceniece skaidro: “Pie ienākumiem, par kuriem ir jāmaksā algas nodoklis pieskaita darba algu, prēmijas, vienreizēju un sistemātisku atlīdzību, kā arī citus ienākumus, ko darbinieks saņem, pamatojoties uz pašreizējām vai iepriekšējām darba attiecībām. Līdz ar to dāvanas, ko darba devējs piešķir saviem darbiniekiem, pēc būtības ir darba samaksas sastāvdaļa un attiecīgi apliekamas arī ar darbaspēka nodokļiem, ja vien likumā “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” (likums par IIN) nav paredzēts atbrīvojums. Likums neparedz ierobežojumus attiecībā uz dāvanas formu, līdz ar to darba devējs drīkst dāvināt darbiniekam arī dāvanu karti preču iegādei vai pakalpojumu saņemšanai. Ja darbiniekam taksācijas gada laikā pasniegto visu veidu dāvanu kopējā vērtība pārsniedz 100 eiro, pārsnieguma daļa ir apliekama ar algas nodokli, tostarp ar valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām.”

Autore atgādina: “Pievienotās vērtības nodoklis (PVN) par iegādātajām dāvanām darbiniekiem, izņemot mazas vērtības dāvanas Pievienotās vērtības nodokļa likuma 1.panta 10.punkta izpratnē, nav atskaitāms kā priekšnodoklis vai arī ir jāaprēķina nodoklis par, tostarp, pašpatēriņu atbilstoši šī likuma 6.panta 1. un 2.daļai. Attiecīgi arī šī PVN summa ir ietverama dāvanas vērtībā. Kā arī dāvanas darbiniekiem uzņēmumu ienākuma nodokļa piemērošanai vienmēr tiks uzskatītas par saimnieciskiem izdevumiem – gan tā dāvanas daļa, kurai piemērojams likuma par IIN 9.panta 1.daļas 32.¹punktā noteiktais atbrīvojums, gan pārsnieguma summa, kas apliekama ar darbaspēka nodokļiem.”

3.vieta – brauciens uz ārzemēm darba dēļ

Komandējumi un darba braucieni rada daudz neskaidrus jautājumus. Šoreiz topā iekļuvis lasītāja jautājums: “Darbinieks ar darba automašīnu, dodas uz Lietuvu, lai apskatītu un iegādātos tehniku. Izbraukšana no darbavietas paredzēta plkst. 7.00, atgriešanās Latvijā – ap plkst. 19.00. Šādi braucieni var būt vienu vai divas reizes mēnesī. Ikdienā darbs tiek veikts uz vietas. Vai šāds brauciens uzskatāms par komandējumu vai darba braucienu? Kādi attaisnojuma dokumenti nepieciešami, lai pamatotu braucienu?” A. Ziemele šķetina šo jautājumu publikācijā “Uz ārzemēm darba dēļ – komandējums vai darba brauciens?” (iFinanses.lv, 03.06.2025.).

“Lai izvērtētu, vai darbinieka pienākumu veikšana citā vietā uzskatāma par komandējumu, darba braucienu vai ir saistīta ar konkrēto darba specifiku,  jāvērtē darba līgumā norādītā darbavieta. Ņemot vērā, ka jautājumā aprakstītajā situācijā braucieni notiek salīdzinoši reti – vienu līdz divas reizes mēnesī –, tie ir kvalificējami kā komandējumi.”

Attiecībā uz izdevumu kompensāciju komandējumiem A. Ziemele norāda: “Ja darbinieks, dodoties komandējumā uz ārvalstīm, ceļā pavada vairāk nekā vienu dienu, viņam par ceļā pavadīto laiku dienas nauda izmaksājama pilnā apmērā tās valsts valūtā, uz kuru darbinieks nosūtīts, citā konvertējamā valūtā atbilstoši grāmatvedībā izmantojamam ārvalstu valūtas kursam vai eiro. Ja darbinieks komandējuma laikā katru dienu var atgriezties pastāvīgajā dzīvesvietā un tas ir ekonomiski pamatoti, uzņēmuma vadītājs var pieņemt lēmumu par dienas naudas atlīdzināšanu 50% apmērā no noteiktās summas. Savukārt, ja darbinieks tiek komandēts tikai uz vienu dienu un var atgriezties pastāvīgajā dzīvesvietā, ievērojot normatīvajos aktos noteikto darba un atpūtas režīmu, dienas nauda netiek izmaksāta. Šādas prasības ir noteiktas attiecībā uz komandējumiem Latvijā, taču tās var piemērot arī ārvalstu komandējumiem. Komandējuma naudas aprēķina kārtībai jābūt noteiktai uzņēmuma grāmatvedības politikā. Turklāt, pieņemot lēmumu par dienas naudas neizmaksāšanu vienas dienas komandējumā, jāvērtē, vai šāds lēmums nepazemina darbinieka tiesisko stāvokli.”

Autore atgādina “Grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Lai attaisnotu komandējuma laikā veiktos izdevumus, uzņēmuma grāmatvedības politikā var būt noteikts, ka darbinieki par komandējuma izdevumiem sagatavo avansa norēķinus vai jāaizpilda speciālas komandējuma atskaites. Ja darbinieks dodas ceļā ar uzņēmuma automašīnu, uzņēmuma vadītājs nosaka kārtību, kādā darbiniekam jāatskaitās par izlietoto degvielu – jāsagatavo ceļazīme vai komandējuma atskaite. Komandējuma rīkojumā jābūt skaidri norādītam, kāds dokuments darbiniekam būs jāaizpilda pēc atgriešanās no komandējuma.”