Uzņēmējdarbības procesu digitalizācija un tās sniegtās iespējas ERP sistēmā

Mūsdienās ERP jeb biznesa vadības sistēmas sniedz iespēju uzņēmumiem automatizēt dažādus procesus, rezultātā ievērojami samazinot datu ievadei, dokumentu apritei un atskaišu sagatavošanai, kā arī komunikācijai ar kolēģiem patērēto laiku. Būtiski, ka ERP sistēmā aktuālie dati ir pieejami visu laiku, un sistēmas izmantošana ir piemērota arī uzņēmumiem, kuri sadarbojas ar ārpakalpojuma grāmatvedības sniedzējiem.

Ieviešot ERP sistēmu “Directo” dažādos uzņēmumos, esam pārliecinājušies, ka procesus ir iespējams automatizēt, lai darbu veikšana būtu ātra, piemēram:

• jebkurā brīdī ir iespējams uzzināt, kuri klienti nav apmaksājuši rēķinus, par cik dienām ir kavēta rēķinu apmaksa vai arī cik dienas vēl atlikušas līdz to apmaksas termiņa beigām, no kuriem klientiem ir saņemtas priekšapmaksas;

• veicot dažus klikšķus, visiem vai noteiktai atlasei parādnieku vienlaicīgi var izsūtīt atgādinājuma vēstules par viņu neapmaksātajiem rēķiniem;

• izrakstot klientam rēķinu, sistēma var parādīt brīdinājumu par klienta kavēto rēķinu kopsummu un, ja nepieciešams, arī neļaut apstiprināt jeb iegrāmatot konkrēto rēķinu, tādējādi nodrošinot, ka netiek veikts darījums, par kuru ir risks nesaņemt no klienta apmaksu;

• glabāt attaisnojuma dokumentus sistēmā digitālā formātā – atrast digitālā formātā esošos dokumentus ir daudz ātrāk nekā meklēt tos papīra dokumentu arhīvā;

• ja par kādu dokumentu trūkst informācijas, tad sistēmā kolēģiem var nosūtīt ziņu, par kuru viņi tiks informēti gan sistēmā, gan arī saņems par to e-pasta vēstuli. Turklāt notikusī saziņa sistēmā saglabāsies, to varēs apskatīt jebkurā brīdī;

• sistēmā ātri un ērti var izvēlēties, kuri saņemtie rēķini tiks apmaksāti, izveidot maksājuma uzdevumu šo rēķinu apmaksai un nosūtīt to uz internetbanku;

• sistēmā ar "Gateway" starpniecību var tikt iesūtīts vai, ja "Gateway" saslēguma nav, tad importēts bankas konta izraksts, kā rezultātā, pamatojoties uz bankas konta izraksta datiem, sistēmā tiek ģenerēti maksājumi, kas automātiski tiek piesaistīti atbilstošajiem rēķiniem, klientiem, piegādātājiem un avansa norēķinu personām, iegrāmatotas bankai veiktās komisijas maksas u.c.;

• čeku un rēķinu digitalizācija, kā rezultātā dati par dokumentiem tiek iesūtīti sistēmā, tādējādi ietaupot laiku, kas tiktu izmantots manuālai datu ievadei. Darbinieki var nofotografēt čekus un no aplikācijas iesūtīt tos sistēmā, kur tie nonāk jau aizpildīti;

• sistēmā ir iespējams veidot pasūtījumus piegādātājiem, no sistēmas izsūtīt tiem pasūtījumus un, saņemot preces un materiālus, pieņemt tos noliktavā, pamatojoties uz pasūtījumu, kā arī reģistrēt informāciju par sērijas vai partijas numuriem, derīguma termiņiem. Pieņemšanai ir iespējams pievienot papildu izmaksas, piemēram, piegādes izmaksas, kuras var automātiski tikt sadalītas pa precēm un materiāliem;

• iespēja jebkurā brīdī iegūt informāciju par preču un materiālu atlikumu. Sistēmā ir iespējams veikt noliktavas uzskaiti vairākām noliktavām;

• ir iespējams sasaistīt darījumus ar projektiem un/vai izmaksu centriem (piemēram, departamentiem) un iegūt informāciju attiecīgajā dalījumā arī peļņas vai zaudējumu aprēķinā, virsgrāmatā, bilancē un citās atskaitēs;

• ja uzņēmumā ir saskaņošanas process, tad šo procesu var automatizēt. Saskaņotāju piešķiršana dokumentiem var notikt automātiski, piemēram, atbilstoši ar dokumentu saistītajam projektam vai izdevumu veidam, kā arī saskaņotājus ir iespējams piešķirt dokumentiem manuāli. Piemēram, projekta vadītājs var automātiski kļūt par pirkuma pasūtījuma vai saņemtā rēķina saskaņotāju, ja dokuments ir saistīts ar projektu, kuru viņš vada. Akceptētāji gan e-pastā, gan sistēmā saņem informāciju par saskaņojamajiem dokumentiem un vairs nav nepieciešams nest viņiem dokumentus izskatīšanai. Informācija par saskaņošanas procesu un to, kurš, kad un ko ir saskaņojis, vienmēr ir pieejama sistēmā;

• ērti pieejamas automātiski veidotas atskaites ar reālā laika datiem, kuras var ne tikai apskatīt sistēmā, bet arī iegūt "Excel" formātā. Ir pieejamas gan vadības atskaites, gan atskaites par pārdošanu, iepirkumiem, krājumiem, grāmatvedību, finansēm, projektiem, personālu un algām;

• faktisko datu salīdzināšana ar budžetu nodrošina būšanu informētam par uzņēmumā notiekošo un sniedz iespēju operatīvi pieņemt lēmumus. Turklāt ir iespējams salīdzināt datus ar dažādiem budžetiem, piemēram, ar reālistisko, optimistisko un pesimistisko;

• no sistēmas darbiniekiem ātri un ērti var izsūtīt algas lapiņas;

• darbinieki pašapkalpošanās portālā jebkurā laikā var iesniegt atvaļinājumu pieteikumus, un personāldaļas darbinieks vai grāmatvedis pēc tam var sistēmā izskatīt visus iesniegtos pieteikumus, salīdzināt tos ar darbiniekam pieejamajām atvaļinājuma dienām un saistīto darbinieku atvaļinājumu plāniem, un atbilstoši tiem apstiprināt vai noraidīt atvaļinājumu pieteikumus. No personāldaļas vai grāmatvedības puses apstiprināts pieteikums pēc tam automātiski tiek ņemts vērā algu aprēķinā.

Izmantojot vienotu ERP sistēmu, uzņēmuma darbinieki strādā vienā sistēmā, kas nodrošina piekļuvi aktuālajiem datiem, tā ietaupot grāmatvedības un uzņēmuma vadības laiku, kā arī palielinot efektivitāti.

Vairāk par ERP sistēmu “Directo” varat uzzināt mājaslapā www.directo.lv vai, sazinoties ar mums, aizpildot pieteikumu mājaslapā.