Uzņēmējdarbības procesu digitalizācija un tās sniegtās iespējas ERP sistēmā
2024-04-03
Lāsma Ivanova, SIA ''Directo'', “Directo” ieviešanas speciāliste
Reklāmraksts
Mūsdienās ERP jeb biznesa vadības sistēmas sniedz iespēju uzņēmumiem automatizēt dažādus procesus, rezultātā ievērojami samazinot datu ievadei, dokumentu apritei un atskaišu sagatavošanai, kā arī komunikācijai ar kolēģiem patērēto laiku. Būtiski, ka ERP sistēmā aktuālie dati ir pieejami visu laiku, un sistēmas izmantošana ir piemērota arī uzņēmumiem, kuri sadarbojas ar ārpakalpojuma grāmatvedības sniedzējiem.
Ieviešot ERP sistēmu “Directo” dažādos uzņēmumos, esam pārliecinājušies, ka procesus ir iespējams automatizēt, lai darbu veikšana būtu ātra, piemēram:
- jebkurā brīdī ir iespējams uzzināt, kuri klienti nav apmaksājuši rēķinus, par cik dienām ir kavēta rēķinu apmaksa vai arī cik dienas vēl atlikušas līdz to apmaksas termiņa beigām, no kuriem klientiem ir saņemtas priekšapmaksas;
- veicot dažus klikšķus, visiem vai noteiktai atlasei parādnieku vienlaicīgi var izsūtīt atgādinājuma vēstules par viņu neapmaksātajiem rēķiniem;
- izrakstot klientam rēķinu, sistēma var parādīt brīdinājumu par klienta kavēto rēķinu kopsummu un, ja nepieciešams, arī neļaut apstiprināt jeb iegrāmatot konkrēto rēķinu, tādējādi nodrošinot, ka netiek veikts darījums, par kuru ir risks nesaņemt no klienta apmaksu;
- glabāt attaisnojuma dokumentus sistēmā digitālā formātā – atrast digitālā formātā esošos dokumentus ir daudz ātrāk nekā meklēt tos papīra dokumentu arhīvā;
- ja par kādu dokumentu trūkst informācijas, tad sistēmā kolēģiem var nosūtīt ziņu, par kuru viņi tiks informēti gan sistēmā, gan arī saņems par to e-pasta vēstuli. Turklāt notikusī saziņa sistēmā saglabāsies, to varēs apskatīt jebkurā brīdī;
- sistēmā ātri un ērti var izvēlēties, kuri saņemtie rēķini tiks apmaksāti, izveidot maksājuma uzdevumu šo rēķinu apmaksai un nosūtīt to uz internetbanku;
- sistēmā ar "Gateway" starpniecību var tikt iesūtīts vai, ja "Gateway" saslēguma nav, tad importēts bankas konta izraksts, kā rezultātā, pamatojoties uz bankas konta izraksta datiem, sistēmā tiek ģenerēti maksājumi, kas automātiski tiek piesaistīti atbilstošajiem rēķiniem, klientiem, piegādātājiem un avansa norēķinu personām, iegrāmatotas bankai veiktās komisijas maksas u.c.;
- čeku un rēķinu digitalizācija, kā rezultātā dati par dokumentiem tiek iesūtīti sistēmā, tādējādi ietaupot laiku, kas tiktu izmantots manuālai datu ievadei. Darbinieki var nofotografēt čekus un no aplikācijas iesūtīt tos sistēmā, kur tie nonāk jau aizpildīti;
- sistēmā ir iespējams veidot pasūtījumus piegādātājiem, no sistēmas izsūtīt tiem pasūtījumus un, saņemot preces un materiālus, pieņemt tos noliktavā, pamatojoties uz pasūtījumu, kā arī reģistrēt informāciju par sērijas vai partijas numuriem, derīguma termiņiem. Pieņemšanai ir iespējams pievienot papildu izmaksas, piemēram, piegādes izmaksas, kuras var automātiski tikt sadalītas pa precēm un materiāliem;
- iespēja jebkurā brīdī iegūt informāciju par preču un materiālu atlikumu. Sistēmā ir iespējams veikt noliktavas uzskaiti vairākām noliktavām;
- ir iespējams sasaistīt darījumus ar projektiem un/vai izmaksu centriem (piemēram, departamentiem) un iegūt informāciju attiecīgajā dalījumā arī peļņas vai zaudējumu aprēķinā, virsgrāmatā, bilancē un citās atskaitēs;
- ja uzņēmumā ir saskaņošanas process, tad šo procesu var automatizēt. Saskaņotāju piešķiršana dokumentiem var notikt automātiski, piemēram, atbilstoši ar dokumentu saistītajam projektam vai izdevumu veidam, kā arī saskaņotājus ir iespējams piešķirt dokumentiem manuāli. Piemēram, projekta vadītājs var automātiski kļūt par pirkuma pasūtījuma vai saņemtā rēķina saskaņotāju, ja dokuments ir saistīts ar projektu, kuru viņš vada. Akceptētāji gan e-pastā, gan sistēmā saņem informāciju par saskaņojamajiem dokumentiem un vairs nav nepieciešams nest viņiem dokumentus izskatīšanai. Informācija par saskaņošanas procesu un to, kurš, kad un ko ir saskaņojis, vienmēr ir pieejama sistēmā;
- ērti pieejamas automātiski veidotas atskaites ar reālā laika datiem, kuras var ne tikai apskatīt sistēmā, bet arī iegūt "Excel" formātā. Ir pieejamas gan vadības atskaites, gan atskaites par pārdošanu, iepirkumiem, krājumiem, grāmatvedību, finansēm, projektiem, personālu un algām;
- faktisko datu salīdzināšana ar budžetu nodrošina būšanu informētam par uzņēmumā notiekošo un sniedz iespēju operatīvi pieņemt lēmumus. Turklāt ir iespējams salīdzināt datus ar dažādiem budžetiem, piemēram, ar reālistisko, optimistisko un pesimistisko;
- no sistēmas darbiniekiem ātri un ērti var izsūtīt algas lapiņas;
- darbinieki pašapkalpošanās portālā jebkurā laikā var iesniegt atvaļinājumu pieteikumus, un personāldaļas darbinieks vai grāmatvedis pēc tam var sistēmā izskatīt visus iesniegtos pieteikumus, salīdzināt tos ar darbiniekam pieejamajām atvaļinājuma dienām un saistīto darbinieku atvaļinājumu plāniem, un atbilstoši tiem apstiprināt vai noraidīt atvaļinājumu pieteikumus. No personāldaļas vai grāmatvedības puses apstiprināts pieteikums pēc tam automātiski tiek ņemts vērā algu aprēķinā.
Izmantojot vienotu ERP sistēmu, uzņēmuma darbinieki strādā vienā sistēmā, kas nodrošina piekļuvi aktuālajiem datiem, tā ietaupot grāmatvedības un uzņēmuma vadības laiku, kā arī palielinot efektivitāti.
Vairāk par ERP sistēmu “Directo” varat uzzināt mājaslapā www.directo.lv vai, sazinoties ar mums, aizpildot pieteikumu mājaslapā.
2025.gada 15.jūlijā stāsies spēkā lēmums, ar kuru par derīgām ieceļošanai Latvijā tiks atzītas tikai Krievijas pilsoņa pases ar biometrijas datiem, informē Ārlietu ministrija.
Svarīgi
14:29, 18. Jūn. 2025
2025.gada 17.jūnijā Ministru kabinets pieņēma lēmumu apturēt Latvijas un Gruzijas divpusējo līgumu par vīzu prasības atcelšanu diplomātisko un dienesta pasu turētājiem, tādējādi atjaunojot vīzu prasību Gruzijas amatpersonu – diplomātisko un dienesta pasu turētāju – ieceļošanai Latvijā, informē Ārlietu ministrija.
Svarīgi
14:10, 18. Jūn. 2025
Lai uzlabotu nodokļu politikas caurspīdību un izvērtētu, vai esošie nodokļu atvieglojumi sniedz sabiedrībai reālu ieguvumu, 2025.gada 17.jūnijā izskatīts informatīvais ziņojums “Spēkā esošo nodokļu atvieglojumu mērķi un sasnieguma rādītāji”, informē Finanšu ministrija.
Svarīgi
14:00, 18. Jūn. 2025
Divas Latvijas pašvaldības – Mārupes un Salaspils novadi – par ekspluatācijā nenodotām būvēm, bet kurām joprojām ir derīga būvatļauja, turpina prettiesiski un nepamatoti piemērot paaugstināto nekustamā īpašuma nodokļa likmi 3% apmērā. Tiesībsargs lūdzis Ģenerālprokuratūru izvērtēt Mārupes un Salaspils novadu pašvaldību rīcības un pieņemto lēmumu tiesiskumu un pamatotību.
Svarīgi
14:35, 17. Jūn. 2025
Lai nodrošinātu juridisku skaidrību gan pagaidu aizsardzībā esošajām personām, gan Eiropas Savienības (ES) dalībvalstīm, 2025.gada 13.jūnijā Luksemburgā notiekošajā ES tieslietu un iekšlietu ministru padomē ES iekšlietu ministri un Eiropas Komisija vienbalsīgi ir vienojušies pagarināt pagaidu aizsardzības statusu ukraiņiem, kuri bēg no kara, vēl uz vienu gadu – līdz 2027.gada 4.martam, informē Iekšlietu ministrija.
Svarīgi
15:38, 16. Jūn. 2025
2026.gadā tiks pārceltas divas darba dienas. Darba diena 2.janvārī, kas ir piektdiena un iekrīt starp svētku dienu ceturtdienu – 1.janvāri, un sestdienu – 3.janvāri, tiks pārcelta uz sestdienu – 17.janvāri. Savukārt pirmdiena 22.jūnijs, kas iekrīt starp svētdienu – 21.jūniju, un svētku dienu otrdienu – 23.jūniju, kā darba diena tiks pārcelta uz sestdienu – 27.jūniju, to paredz 2025.gada 10.jūnijā pieņemtais rīkojuma projekts “Par darba dienu pārcelšanu 2026.gadā”, informē Labklājības ministrija.
Svarīgi
12:50, 11. Jūn. 2025
Maijā “iFinanses” pievērsās vairākiem aktuāliem jautājumiem, un, pirms jūnijs aizved mūs vasaras ritmā, ieskatāmies trīs lasītākajās maija publikācijās “iFinanses” portālā.
Svarīgi
11:15, 9. Jūn. 2025
Vasaras sākums grāmatvežiem šogad bija īpaši jaudīgs – 24 grāmatvežu komandas no visas Latvijas tikās “Grāmatvežu čempionātā 2025”. Šoreiz čempionāts norisinājās simboliskā datumā – 2025.gada 5.jūnijā, kad savu 16 gadu jubileju svinēja arī pasākuma organizators – žurnāls “iFinanses”. Grāmatveži jau ceturto gadu pēc kārtas mērojās spēkiem, lai pierādītu savas unikālās prasmes, kas viņus padara par labākajiem savā jomā.
Svarīgi
20:20, 6. Jūn. 2025
Lai uzlabotu depozīta sistēmas lietotāju ērtības un piedāvātu jaunu veidu, kā atgūt depozīta maksu par taromātā nodotajiem iepakojumiem, sabiedrība ar ierobežotu atbildību (SIA) “Depozīta Iepakojuma Operators” sadarbībā ar veikalu tīklu "ELVI" uzsāk pilotprojektu. Tā ietvaros 50 veikalu tīkla "ELVI" taromātos iedzīvotāji depozīta maksu varēs izvēlēties saņemt savā bankas kontā, izmantojot akciju sabiedrības “Swedbank” izstrādāto “dPays” risinājumu. Plānots, ka pēc pilotprojekta noslēguma SIA “Depozīta Iepakojuma Operators” pakāpeniski ieviesīs jauno funkcionalitāti visā Latvijas taromātu tīklā.
Svarīgi
15:51, 4. Jūn. 2025
Piedāvājam mūsu redakcijas ieskatā interesantāko maijā publicēto Senāta spriedumu apkopojumu, kas varētu būt noderīgs lasītājiem.
Svarīgi
12:47, 3. Jūn. 2025
2025.gada 30.maijā pieņemts lēmums izbeigt tiesvedību lietā par uzņēmumu ienākuma nodokļa piemaksas piemērošanu caurplūstošajām dividendēm, informē Satversmes tiesa.
Svarīgi
13:14, 2. Jūn. 2025
Lai vēl vairāk vājinātu agresorvalsts ekonomiku, 2025.gada 20.maijā Eiropas Savienības dalībvalstis vienojās par 17.sankciju kārtas noteikšanu pret Krieviju, informē Finanšu izlūkošanas dienests.
Svarīgi
14:57, 21. Mai. 2025
Lai Nodarbinātības valsts aģentūra 1330 Ukrainas civiliedzīvotājiem nodrošinātu vienreizēju nodarbinātības vai pašnodarbinātības uzsākšanas pabalsta izmaksu, 2025.gada 20.maijā nolemts veikt valsts budžeta līdzekļu pārdali 984 200 eiro apmērā. Kopējais finansējums 2025.gadam sastādīs 1 950 480 eiro, informē Labklājības ministrija.
Svarīgi
16:13, 20. Mai. 2025
Paredzēts, ka no 2026.gada 1.janvāra mašīnlasāmi e-rēķini būs obligāti jāizmanto norēķinos arī starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem ne tikai valsts, pašvaldību iestādēm, un jaunākajā sabiedrības ar ierobežotu atbildību “ZZ Dats” un pētījumu aģentūras “Norstat” aptaujā noskaidrots, ka puse Latvijas uzņēmumu nespēj sagatavot un nosūtīt e-rēķinus – 20% uzņēmumu norādījuši, ka ir apzinājuši iespējas, e-rēķinu ieviešana ir procesā.
Svarīgi
16:09, 20. Mai. 2025
2025.gada 8.maijā atbalstīts importa nodokļu un kvotu apturēšanas pagarinājums pēc 2025.gada 5.jūnija vairākiem produktiem no Ukrainas, piemēram, dzelzij un tēraudam, informē Eiropas Parlaments.
Svarīgi
09:40, 9. Mai. 2025