Valsts ieņēmumu dienests (VID) sagatavojis informatīvo materiālu par e-rēķinu jeb strukturētā elektroniskā rēķina, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā (mašīnlasāmā) formātā un dod iespēju to automātiski un elektroniski apstrādāt, ieviešanu.
Kāds ir e-rēķina datnes formāts?
Strukturēta e-rēķina datnes formāts ir XML (Extensible Markup Language). XML struktūra ir noteikta Latvijas nacionālajā standartā LVS EN 16931-1:2017, un tai jāatbilst PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) BIS Billing 3.0 specifikācijai.
Kam jālieto e-rēķini?
E-rēķinu aprite attieksies uz valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, t. sk. fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību, un pārējiem Grāmatvedības likuma subjektiem un Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem.
Kad e-rēķini jāsāk lietot obligāti?
Sākot ar 2025.gada 1.janvāri – e-rēķini obligāti jāizmanto norēķinos starp valsts pārvaldi un uzņēmumiem jeb G2G (Goverment to Goverment), B2G (Business to Goverment) un G2B (Goverment to Business) segmentā.
Sākot ar 2026.gada 1.janvāri – e-rēķini obligāti jāizmanto norēķinos starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem jeb B2B (Business to Business) segmentā.
Noteiktās prasības neaizliegs Latvijā reģistrētam uzņēmumam sagatavot strukturētu e-rēķinu tādam uzņēmumam, kas nav reģistrēts Latvijā (darījuma pusēm savstarpēji vienojoties).
Kā sagatavoties izmaiņām e-rēķinu obligātumam B2B segmentā?
"A" scenārijs
Ja šobrīd netiek izmantota grāmatvedības sistēma vai cits gatavs risinājums rēķinu izrakstīšanai, respektīvi rēķini tiek izrakstīti nestrukturētā formātā, piemēram, PDF, XLSX, Doc, DocX datņu formātā vai papīra formā, nelielā skaitā (ne vairāk kā 5 rēķini dienā), ieteicams strukturētu e-rēķinu izrakstīšanai izmantot bezmaksas risinājumu – Latvija.lv e-adreses ziņojuma e-rēķina formu (atbilstoši formas piedāvātajām iespējām) vai maksas pakalpojumu e-rēķinu pakalpojuma sniedzējiem.
Šādam risinājumam nepieciešams dators vai viedierīce, aktīvs e-adreses konts un identifikācijas līdzeklis, piemēram, e-paraksts, internetbanka, Smart-ID.
Strukturēto e-rēķinu XML formātā jāaugšupielādē VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) vai jāsūta e-rēķins e-adresē, norādu VID kā vienu no adresātiem.
"B" scenārijs
Ja tiek izmantota grāmatvedības sistēma vai cits gatavs risinājums rēķinu izrakstīšanai, rēķini tiek izrakstīti nestrukturētā formātā, piemēram, PDF, XLSX, Doc, DocX datņu formātā vai papīra formā, ieteicams strukturētu e-rēķinu izrakstīšanai izmantot sabiedrības ar ierobežotu atbildību (SIA) “Tilde” publiski pieejamo API (Application Programming Interface) bibliotēku, kas nodrošina e-rēķinu izveidošanu, validāciju un nosūtīšanu uz e-adresi, vai arī grāmatvedības sistēmas vai tīmekļvietnē piedāvāto risinājumu strukturēta e-rēķina izrakstīšanai (ja tiek piedāvāts), vai maksas pakalpojumu e-rēķinu pakalpojuma sniedzējiem.
Lai izmantotu SIA “Tilde” API bibliotēku, jāizveido jauns vai jābūt jau izstrādātam sistēmas savienojumam (integrācijai) ar e-adresi. Šādā gadījumā jāpārliecinās, ka e-rēķinu dati tiek nodoti VID, izmantojot e-adresi vai sistēmas savienojumu (integrāciju) ar e-rēķinu API. Ja e-rēķina dati netiek nodoti izmantojot e-adresi vai VID API, tad e-rēķina XML ir jāaugšupielādē izmantojot EDS saskarni.
"C" scenārijs
Ja tiek izmantota grāmatvedības sistēma vai cits gatavs risinājums rēķinu izrakstīšanai un rēķinus izraksta strukturētā XML formātā atbilstoši PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa specifikācijai, ieteicams strukturētu e-rēķinu izrakstīšanai pārliecināties, ka e-rēķins satur normatīvajos aktos noteiktos elementus.
Tāpat nepieciešams pārliecināties, ka e-rēķinu dati tiek nodoti VID, izmantojot e-adresi vai sistēmas savienojumu (integrāciju) ar e-rēķinu API. Rēķina izrakstītājs var izvēlēties manuāli augšupielādēt XML datni VID EDS saskarnē, ja e-rēķina dati VID netiek nodoti citā veidā.
Kad e-rēķini jānodod VID?
Sākot ar 2026.gada 1.janvāri, e-rēķinu dati jānodod VID.
VID būs gatavs datus saņemt no Latvijas valsts vienotā portāla e-adrese, e-rēķinu pakalpojuma sniedzējiem un nodokļu maksātājiem. VID EDS būs iespējams augšupielādēt tikai XML formāta e-rēķina datni (failu).
XML formāta e-rēķina datni VID varēs nodot arī no grāmatvedības programmas, izmantojot API, ja grāmatvedības programmai izveidota integrācija ar VID e-rēķinu API.
