Kas var būt izdevumus apliecinošie dokumenti, kurus pievienot avansa norēķiniem? Vai avansa norēķinam var pievienot tikai čeku? Kad obligāts ir rēķins? Vai čekā obligāti jābūt uzņēmuma rekvizītiem un pievienotās vērtības nodokļa  numuram? Vai šāds dokuments var būt noformēts uz darbinieka vārda? Šos un citus jautājumus, par ko ikdienā diskutē grāmatveži, izskatām šajā publikācijā.

Avansa norēķini uzņēmumā parasti šķiet salīdzinoši tehnisks jautājums, proti, darbinieks nopērk uzņēmumam vajadzīgo, iesniedz čeku vai rēķinu, uzņēmums atlīdzina darbiniekam izdevumus, un viss ir kārtībā. Tieši šajā vietā praksē arī sākas lielākā daļa kļūdu. Problēma parasti nav tajā, ka darījums nav noticis, bet gan tajā, ka to nevar pietiekami labi pierādīt. Normatīvo aktu regulējums Latvijā šajā ziņā ir loģisks - galvenais nav, kāds ir dokumenta virsraksts – “čeks”, “rēķins” vai “kvīts” –, bet gan tas, vai dokuments pēc sava satura atbilst attaisnojuma dokumentiem izvirzītajām prasībām un vai tas ļauj skaidri izsekot saimnieciskajam darījumam.

Čeks kā izdevumus apliecinošs dokuments

Sākumpunkts ir Grāmatvedības likuma (GL) 11.pants. Tas nosaka, ka attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību un kurā ietverti noteikti rekvizīti. GL ir noteikts attaisnojuma dokumentu minimālais saturs - dokumenta veids, datums, numurs, ziņas par dokumenta autoru, ziņas par citiem darījuma dalībniekiem, darījuma apraksts un vērtība, kā arī atbildīgās personas paraksts vai cits apliecinājums likumā paredzētajos gadījumos. Vienlaikus GL ir noteikts ļoti svarīgs princips - ja darījumam ir ārējs attaisnojuma dokuments, tam dodama priekšroka salīdzinājumā ar iekšēju dokumentu. Tas nozīmē, ka uzņēmums nevar “izglābt” vāju vai nepilnīgu ārējo dokumentu tikai ar savu iekšējo skaidrojumu, pieņemot, ka pastāv iespēja saņemt kvalitatīvu un pilnvērtīgu attaisnojuma dokumentu no pārdevēja.