Atbilstoši sagatavotajiem grozījumiem Grāmatvedības likumā, kas stāsies spēkā 2025.gada 1.janvārī, strukturētais rēķins par preču piegādi budžeta iestādei nav jāiesniedz. Tomēr, ja ir vēlēšanās, lai budžeta iestāde to apmaksā, tad jāizraksta attaisnojuma dokuments e-rēķina formātā (rēķins samaksai). Uzņēmumi pārsvarā šo dokumentu gatavo kā vienu preču pavadzīmi-rēķinu – vai tas nozīmē, ka arī pavadzīmes ir jāsagatavo strukturētā formātā? Kā šādu pavadzīmi parakstīt? Vai arī šie grozījumi nozīmē, ka, piegādājot preces budžeta iestādei, uzņēmumiem no 2025.gada obligāti būs jāsagatavo divi dokumenti?

Uzņēmumiem, uz kuriem attiecas obligātā prasība no 2025.gada 1.janvāra rēķinus izrakstīt un saņemt strukturētā formātā, ir pēdējais brīdis sākt pielāgot savas sistēmas, ja līdz šim tas vēl nav izdarīts. Tomēr vispirms jāsaprot – uz kuriem uzņēmumiem īsti attieksies šī prasība? Un uz kuriem darījumiem? Lai rastu atbildi, pētām sagatavotos grozījumus Grāmatvedības likumā, to anotāciju, kā arī žurnāla “iFinanses” organizētajā izstādē-forumā “Uzņēmuma elektronizācija 2024”, kas notika šī gada 17.septembri, izskanējušo.

Valsts ieņēmumu dienests sagatavojis informatīvo materiālu par e-rēķinu jeb strukturētā elektroniskā rēķina, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā (mašīnlasāmā) formātā un dod iespēju to automātiski un elektroniski apstrādāt, ieviešanu.

Vēl pirms dažiem gadiem biju diezgan entuziastiska par e-rēķinu ieviešanu uzņēmumu grāmatvedībā, lai veicinātu rēķinu apstrādes procesu automatizāciju. Tomēr, darbojoties starptautiskā vidē, saskaros ar apstākļiem, kuros mans entuziasms ir stipri mazinājies. E-rēķinu ieviešanai uzņēmumā ir divi galvenie motivatori – normatīvo aktu prasības konkrētās valstīs un/vai rēķinu apstrādes procesu automatizācija uzņēmumā.

Vai strukturētie e-rēķini jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu? Vai e-rēķini vispār jāparaksta no juridiskās puses?

Pamazām, bet neatgriezeniski Eiropas Savienība, tostarp arī Latvija, dodas e-rēķinu virzienā. Tomēr joprojām izpratne par to, kas ir un kas nav e-rēķini, ir nepilnīga. Tāpēc sāksim no paša sākuma – noskaidrosim, kas īsti ir e-rēķini un kā ar to ieviešanu Latvijā veicas publiskā un privātā sektora uzņēmumiem.

Valdība ir atbalstījusi attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu. Tā paredz, ka no 2025. gada elektronisko rēķinu jeb e-rēķinu izmantošana starp uzņēmumiem, kā arī starp uzņēmumiem un valsts vai pašvaldību iestādēm būs obligāta prasība.