Personālsastāva dokumenti jebkurā organizācijā pēc būtības ir svarīgākie – uzskatāmi, saudzējami un glabājami tikpat rūpīgi kā pamatdarbības dokumenti. No to precizitātes, saglabājamības un pieejamības atkarīga informācija, kas bijušajiem un esošajiem darbiniekiem var nodrošināt nepieciešamās izziņas dažādām dzīves situācijām – darba stāža aprēķināšanai, kvalifikācijas noteikšanai, dažādām sociālajām garantijām, piemēram, pensijas aprēķināšanai u.tml.