Samazinoties daudzu uzņēmumu apgrozījumam un tirgus pieprasījumam, to izdzīvošana ir atkarīga no spējas atrast izmaksu pozīcijas, kuras būtu iespējams optimizēt. Jautājums – kuras izmaksas samazināt vispirms un cik tālu var iet?

Komunikācija, kritiskās kompetences un mērķi – būtiskākie aspekti

Uzņēmumā, nonākot saspīlētā ekonomiskajā situācijā, vadītāji vispirms cenšas ietaupīt uz personāla vadību un ar to saistītiem procesiem – apmācību, motivēšanu un iekšējo komunikāciju. Kā piemēru var minēt personāla atlasi, ko uzņēmumi arvien biežāk cenšas veikt pašu spēkiem. Taču bieži tas nenes tik labus rezultātus, kā varētu vēlēties. Šāds risinājums nozog laiku uzņēmuma vadītājam tiešo pienākumu pildīšanai un rada papildu risku biznesam, jo pietrūkst zināšanu un prasmju, lai rūpīgi izvērtētu kandidātu kompetences.

Minimizējot jebkuras izmaksas personāla vadībā, jāpievērš īpaša vērība trim būtiskiem aspektiem: komunikācijai, uzņēmuma kritiskajām kompetencēm un mērķiem. Tieši šo aspektu kvalitāte jebkuras pārmaiņas spēj padarīt par veiksmi vai katastrofu.

Nedrīkst izvairīties no situācijas skaidrošanas darbiniekiem

Novērojumi liecina, ka daudzi vadītāji izvairās no pārrunām un situācijas skaidrošanas darbiniekiem, kurus atlaiž. Atlaistie darbinieki neizprot savas atlaišanas iemeslus un rezultātā vērtē tos kā netaisnīgus, viņi ir vīlušies un plaši dalās savās domās ar draugiem un paziņām, kā arī pavisam nepazīstamiem cilvēkiem internetā. Gan bijušie, gan esošie darba ņēmēji aktīvi raksta blogus un izmanto twitteri, lai runātu par aktualitātēm savās organizācijās. Līdz ar to uzņēmums bojā savu reputāciju un zaudē iespējas iegūt labākos speciālistus, kad tie atkal būs vajadzīgi.

Vēl lielākā komunikācijas badā tiek atstāti uzņēmumā palikušie darbinieki. Rodas baumas, bailes un nedrošība par savu rītdienu, kas, savukārt, rezultējas motivācijas līmeņa un produktivitātes kritumā, kā arī ticības zudumā uzņēmuma nākotnei. Vadībai nesniedzot darbiniekiem paskaidrojumus par uzņēmuma pašreizējo situāciju un vīziju, informāciju par nākotnes plāniem, tiek traumēta uzņēmuma ekosistēma. Jebkuras pārmaiņas, ietaupījumi un budžeta samazinājumi ir pamatīgi, izvērsti un atkārtoti jāskaidro. Tas ir pamats, kas rada cilvēkos sajūtu par sava darba un uzņēmuma aktivitāšu jēgu.

Uzņēmuma kritiskās kompetences – svarīgs aspekts izmaksu optimizācijā

Otrs svarīgs aspekts izmaksu optimizācijas procesā ir uzņēmuma kritiskās kompetences. Padomājiet, kas padara jūsu uzņēmumu atšķirīgu no citiem, kāpēc klienti vēlas tieši jūsu produktus vai pakalpojumus? Tās ir lietas, kas ļauj uzņēmumam izdzīvot un paprasīt no klienta augstāku cenu nekā konkurents.

Uzņēmuma vadītājam jācenšas noskaidrot, kuri cilvēki un kādas viņu zināšanas, prasmes un iemaņas kompānijā rada šīs kritiskās kompetences. Kad tiek plānots budžeta samazinājums mācībām, konferencēm un uzņēmumam svarīgo cilvēku attīstībai, nepieciešams izvērtēt, vai ar šo samazinājumu netiek atņemtas uzņēmumam būtiskas kompetences. Bieži vien tās ir tikai viena vai divas kritiskās kompetences, kuras ātri atmaksājas.

Pašreizējie ietaupījumi var dārgi maksāt nākotnē

Konkrēti, sasniedzami un izaicinoši mērķi ir trešais vitāli svarīgais aspekts izmaksu samazināšanā. Daudzi šobrīd ir atteikušies no mērķu izvirzīšanas neprognozējamās tirgus situācijas dēļ. Diemžēl tam kuģim, kuram nav galamērķa, nekad nepūtīs ceļavējš.

Šī brīža ekonomiskajā situācijā var novērot tendenci pastiprināti fokusēties uz īstermiņa mērķiem, atstājot novārtā ilgtermiņa mērķus un vīziju. Pašreizējie ietaupījumi var dārgi maksāt nākotnē. Piemēram, pārtraucot uzņēmuma vadītāju pēctecības programmas (jaunās vadītāju maiņas attīstīšanu), kompānija riskē pēc dažiem gadiem palikt bez spēcīgas vadības komandas. Noteikti ir jāsaglabā tie procesi, darbinieki un izmaksu posteņi, kas ļauj jau šobrīd tuvināties mērķa sasniegšanai.

Ir lietas, uz kurām nebūtu vēlams ietaupīt, bet ir tādas, uz kurām var un pat vajadzētu to darīt. Šeit var minēt personāla apmācības, ja tās nav saistītas ar kritiskajām uzņēmuma kompetencēm, piemēram, komandas veidošanas pasākumi ar naktsmājām un bagātīgām maltītēm, kas izmaksā ļoti dārgi. Tā vietā var aicināt uzņēmuma komandu pašiem veidot un organizēt kopīgus pasākumus kāda kolēģa lauku sētā ar līdzi paņemtām uzkodām (varbūt pat kopīgi gatavotām) vai kopīgu sakopjot kādu Latvijas meža nostūri un ceļa nomali.

Netiek pilnībā izmantots darbs mājās

Veiksmīgāk šobrīd strādā tie uzņēmumi, kas spējuši piesaistīt darbinieku atalgojumus sasniegtajiem mērķiem. Vēl pagaidām Latvijā netiek pietiekami izmantots daļēja laika darbaspēks un darbs mājās. Latvijā nepilna laika darbu strādā tikai 6,4% iedzīvotāju, turpretim, piemēram, Norvēģijā daļēja laika nodarbināto skaits ir 28%, Zviedrijā - 25%, Somijā - 14%, Dānijā - 25%, Holandē - pat 46%. Ja salīdzinām sevi ar kaimiņiem, tad Igaunijā šis rādītājs ir 8,2%, savukārt Lietuvā – 8,6%.

Nozīmīgu līdzekļu ietaupījumu var panākt, pārskatot organizācijas procesus un to efektivitāti. Organizāciju pašreizējais mērķis būtu ne tikai produktu, bet arī procesu inovācijas, kas padarītu tos efektīvākus, piemēram, samazinot birokrātiju, uzlabojot atskaišu sistēmas, digitalizējot dokumentu plūsmu, kā arī samazinot nepieciešamo darbību skaitu un laiku darba veikšanai. Ieguvēji šādā situācija būtu gan klienti, gan pats uzņēmums.