Tēma: drošs elektroniskais paraksts

Mūsdienās lielākā daļa dokumentu top elektroniski jeb, vienkāršāk sakot, izmantojot datortehniku un/vai specializētu programmatūru. Līdz ar to aktuāls ir jautājums – kurš uzņemas atbildību par dokumentu? Vai dokumentu ir veidojis un e-parakstījis cilvēks? Vai arī to ģenerējusi sistēma, un juridisko spēku nodrošina uzņēmuma e-zīmogs vai iepriekšēja vienošanās par automātiski ģenerētu dokumentu atzīšanu? Šīs atšķirības izpratne ir pamats korektai dokumentu izstrādei un apritei, kā arī kļūdu mazināšanai.

Tehnoloģiju attīstības rezultātā mūsu ikdiena bez e-dokumentu aprites vairs nav iedomājama. Tādēļ ir svarīgi zināt, kā e-dokumentus pareizi sagatavot un parakstīt, lai tiem būtu juridiskais spēks un tos pieņemtu Latvijas un citu Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas valstu iestādes. Skaidrojam, kādas problēmas var rasties un kā no tām izvairīties.

Tiesību akti Latvijā paredz trīs e-paraksta veidus: kvalificētu e-parakstu jeb drošu e-parakstu, uzlabotu e-parakstu un vienkāršu e-parakstu. Ikdienā tiek izmantots kvalificēts e-paraksts, kas garantē visaugstāko drošības līmeni. Skaidrojam, kādos gadījumos var lietot uzlabotu vai vienkāršu e-parakstu, un kādas juridiskas nianses jāņem vērā, lai izvairītos no pārpratumiem un parakstītie dokumenti būtu saistoši.

Negatīvu ziņu nosūtīšana vienmēr ir izaicinājums, kas prasa gan lietišķumu, gan cieņu pret adresātu. Visbiežāk šādas ziņas ir atbildes uz iesniegumiem, sūdzībām vai priekšlikumiem. Dažreiz negatīvas ziņas sūta pats saziņas iniciators. Neatkarīgi no situācijas šāda veida dokumentos katram vārdam un noformējumam ir nozīme, jo dokuments parāda ne tikai lēmumu, bet arī attieksmi.

Ikviens uzņēmums var saskarties ar situāciju, kad ekonomisku iemeslu dēļ ir jāsamazina darbinieku skaits. Kā juridiski pareizi to pamatot? Vai pietiek ar “pasūtījumu kritumu” vai arī jābūt konkrētiem pierādījumiem, piemēram, finanšu datiem? Kā izvērtēt, kurus darbiniekus atlaist, kurus – paturēt? Skaidrojam, kādi ir galvenie priekšnoteikumi un darba devēja pienākumi, lai samazinātu darbinieku skaitu atbilstoši likuma prasībām un izvairītos no kļūdām.

Attīstoties dokumentu digitalizācijai un elektroniskā paraksta izmantošanai, praksē joprojām sastopami ieradumi, kam nav tiesiska pamatojuma un kas var radīt neskaidrības. Kā piemēru var minēt uzrakstu dokumenta beigās: “Dokuments parakstīts ar e-parakstu un satur laika zīmogu”. Šāds uzraksts nekad nav bijis obligāts dokumenta elements. Turklāt šāda norāde ne tikai ir lieka, bet arī maldinoša, jo var radīt iespaidu, ka tieši šis uzraksts piešķir dokumentam juridisku spēku vai apliecina tā autentiskumu. Patiesībā visa nepieciešamā informācija jau ir ietverta pašā e-parakstā un laika zīmogā, kas tehniski pievienoti dokumenta failam un pārbaudāmi ar attiecīgiem rīkiem.

Vai personāla dokumenti, kas parakstīti ar elektronisko parakstu uzņēmuma iekšējā personāla vadības sistēmā, ir derīgi kā pierādījumi tiesā? Proti, uzņēmumam ir ieviesta personāla lietvedības sistēma, kurā tiek sagatavoti rīkojumi, akti, arī dažādi iekšējie normatīvie akti – darba kārtības noteikumi utt. Darbinieki, lai piekļūtu šai sistēmai, autorizējas ar sev piešķirtu lietotāja vārdu un paroli. Sistēmā viņiem ir jāatzīmē, ka ir iepazinušies ar attiecīgā dokumenta saturu. Vai šis tiek uzskatīts par “elektronisko parakstu” uz dokumenta? Vai tiesā ar šādiem pierādījumiem darba devējs var pierādīt, ka darbinieks ir iepazinies, piemēram, ar sev izdotu rīkojumu? Kādi riski tiesā varētu rasties?

Rūpējoties par iedzīvotāju un uzņēmēju datu aizsardzību un drošību, no 2026.gada 1.janvāra Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmai varēs pieslēgties tikai ar kādu no drošiem elektroniskās identifikācijas līdzekļiem, piemēram, Smart-ID (kvalificētā versija), elektroniskā identifikācijas karte, drošs elektroniskais paraksts vai noteiktu internetbanku autentifikācija, informē Valsts ieņēmumu dienests.