Kā grāmatot avansa rēķinu?

Valdes loceklim, kas nebija darba attiecībās ar uzņēmumu, bet izmantoja uzņēmuma karti, pirms 3 gadiem izveidojies avansa norēķina parāds. Šobrīd bijušais valdes loceklis vairs nav sasniedzams. Kā norakstīt izveidojušos parādu? Vai šim parādām jāpiemēro darbaspēka nodokļi, lai to varētu norakstīt?

Par avansa norēķinu personām ikdienā saņemu diezgan daudz jautājumus, tāpēc uzskatu, ka šī tēma ir pietiekami aktuāla, lai par to runātu vairāk. Konkrētajā rakstā tiks izskatītas nestandarta situācijas, kuras maldīgi tiek uzskatītas par avansa norēķinu darījumiem.

Vai avansu nepārtraukta izsniegšana un atgriešana, lai izvairītos no nodokļu sloga, var tikt uzskatīta par pārkāpumu? Kāds ir juridiskais pamatojums? Atbildi uz šo jautājumu sniedza zvērināta revidente Modrīte Johansone (Vai nepārtraukta avansa izsniegšana ir pārkāpums? iFinanses, 17.06.2024.), bet šoreiz ir iespēja uzzināt, kā šāda situācija tiek vērtēta no juristu redzes punkta.

Vai avansa nepārtraukta izsniegšana un atgriešana, lai izvairītos no nodokļu sloga, var tikt uzskatīta par pārkāpumu?

Ikdienas darbībā uzņēmumam var rasties situācijas, kad norēķinus par uzņēmumam nepieciešamajām precēm un pakalpojumiem veic darbinieks par saviem līdzekļiem. Lai atlīdzinātu darbiniekam radušās izmaksas, tiek sagatavots avansa norēķins. Apskatām būtiskākos grāmatvedības, nodokļu un labas pārvaldības principus, ko būtu svarīgi ievērot, lai izvairītos no ar avansa norēķiniem saistītajiem riskiem.

Uzņēmums saviem darbiniekiem izsniedz maksājumu kartes, kas piesaistītas vienam uzņēmuma bankas kontam un izsniegtas uz uzņēmuma vārda. Kā uzņēmumā organizēt ne vien maksājumu karšu izsniegšanu darbiniekiem, bet arī ērtu atskaišu uzskaites sistēmu? Vai tas ir jānošķir no avansa norēķiniem?

Vai kaut kur normatīvajos aktos ir noteikts, cik ilgā laikā jāiesniedz avansa norēķins un cik vecus čekus tajā darbinieks drīkst iekļaut? Vai, piemēram, 2020. gada janvāra avansa norēķinā var pievienot čeku par izdevumiem (transporta biļetes iegāde) 2019. gada novembrī?

Ja čekā nav ierakstīti mūsu uzņēmuma rekvizīti, vai mēs varam noformēt šādus izdevumus kā saimnieciskās darbības izdevumus? Runa ir par avansa norēķinu atskaiti un čekiem (par preci darbinieks norēķinājās ar uzņēmuma karti).

Vai avansa norēķinu persona var iesniegt grāmatvedībā čekus, kvītis un pavadzīmes par precēm, kas pirktas ārpus darba laika vai brīvdienās? Avansa norēķinu persona nereti iesniedz čekus par pirkumiem ārpus darba laika, jo darba laikā konkrēto preci nav iespējams iegādāties. Vai ir pareizi avansa norēķinu personas izdevumus grāmatot kredīta kontā 2380 "Norēķini par prasībām pret personālu un īstermiņa aizdevumi personālam", ja darbinieks uzņēmuma vajadzībām nepieciešamo iegādājas par saviem naudas līdzekļiem, iesniedzot čeku?

Par avansa norēķiniem rakstīts daudz, tomēr joprojām tiek uzdoti jautājumi, turklāt, arī veicot gada pārskatu revīziju, esmu konstatējusi neprecizitātes avansa norēķinu sagatavošanā. Tādēļ vēlreiz īsumā aplūkošu dažus ar avansa norēķiniem saistītus aspektus. Kā saka– atkārtošana ir zināšanu māte!

29.01.2016. ar uzņēmuma karti veikts maksājums veikalā, čeks ir, bet uzņēmuma bankas izrakstā šis darījums parādās tikai 02.02.2016. Kā šis darījums būtu jāgrāmato?

01.04.2015. darbiniekam izsniegts avanss 300 EUR. Avansa norēķinu atskaite tiek iesniegta par 250 EUR. 27.06.2015. darbiniekam tiek izsniegts nākamais avanss 400 EUR. Tātad 01.07.2015. kopējais avansa atlikums ir 450 EUR (50 EUR + 400 EUR), un tas pārsniedz minimālās algas apmēru. Vai tas nozīmē, ka darbinieks ir guvis darba algai pielīdzināmu ienākumu, par kuru jāmaksā darbaspēka nodokļi? Ja tā, vai par algu ir uzskatāmi no 1.avansa neiztērētie 50 EUR, 90 EUR (450 EUR – 360 EUR) vai visa summa 450 EUR? Kā rīkoties, ja darbinieks 20.jūlijā iesniedz avansa norēķinu dokumentus par 400 EUR?

Avansu norēķinu personai 02.01.2013. ir izsniegts skaidrās naudas avanss – Ls 200,00, no kuriem 2013.gada janvārī izlietoti Ls 180,00, un par tiem līdz 01.04.2013. ir veikts norēķins. 06.02.2013. ir izsniegts nākamais skaidrās naudas avanss – Ls 400,00. 02.04.2013. skaidrās naudas avansa atlikusī summa, kura ir avansa saņēmēja rīcībā un par kuru nav veikts norēķins (Ls 20,00 + Ls 400,00 = Ls 420,00, no kuriem Ls 20,00 ir janvārī izsniegtā avansa daļa, kurai uz 02.04.2013. ir beidzies 90 dienu termiņš), pārsniedz valstī noteikto minimālo mēneša darba algas apmēru.Vai šie Ls 20,00 ir jāpielīdzina algota darba ienākumam, un vai ir jāaprēķina iedzīvotāju ienākuma nodoklis (IIN) un valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas (VSAOI) kā no algota darba gūta ienākuma, pieņemot, ka tā ir personas neto alga?

Uzņēmuma darbiniekam – avansa norēķinu personai tiek izsniegts avanss, lai izmaksātu darba algas uzņēmuma darbiniekiem saskaņā ar algu sarakstu, uz kura darbinieki parakstās par darba algas saņemšanu. Vai darba algu izmaksa skaidrā naudā ar norēķinu personas starpniecību ir atļauta? Ja nē, tad kuras normatīvo aktu normas to aizliedz?