Elektroniska dokumentu aprite un drošs elektroniskais paraksts ir rīki, kas var atvieglot ikviena grāmatveža ikdienu. Arvien vairāk uzņēmumu ievieš elektroniskos dokumentus, tāpēc grāmatvežiem ir būtiski saprast svarīgāko, kas attiecas uz viņu darbu.

Kā grāmatvedim rīkoties, ja saņemtajā rēķinā ir rakstīts: "Šis rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta"? Vai šāds rēķins ir izmantojams ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros?

Rēķinus klientiem sagatavojam elektroniski, tajos ir iekļauti visi likumā "Par grāmatvedību" noteiktie rekvizīti, un tie tiek nosūtīti klientam pa elektronisko pastu. Nekādi līgumi pusēm noslēgti nav, bet visi rēķini tiek parakstīti ar VAS "Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs" (LVRTC) izsniegto drošo elektronisko parakstu. Taču klienti bieži nepieņem mūsu rēķinus ar drošo elektronisko parakstu, argumentējot, ka Elektronisko dokumentu likums atļauj elektronisku dokumentu (rēķinu) nosūtīšanu, tikai ir jānosaka elektroniskās apliecināšanas (autorizācijas) kārtība.

Uzņēmuma darbiniekiem tiek izsniegtas taksometra kartes, ar kurām var norēķināties par braucienu. Darbiniekiem ir pastāvīgās kartes, bet uzņēmumam ir arī vienreizējās kartes, kuras izsniedz viesiem. Viesi pārsvarā ir ārzemnieki, kuri dodas uz lidostu, tāpēc ne šīs vienreizējās kartes, ne čekus uzņēmums pēc tam nesaņem. Nākamā mēneša sākumā taksometru pakalpojumu sniedzējs izraksta kopsavilkuma rēķinu, kurā par katru braucienu ir norādīts braucēja vārds, uzvārds, informācija par datumu, laiku, maršrutu, summa ar pievienotās vērtības nodokli (PVN) un summa bez PVN. Vai šādā gadījumā pie taksometru atskaitēm, ko saņem no pakalpojuma sniedzēja, obligāti jāpievieno čeki par katru atsevišķo braucienu?

Aizvien straujāk pieaug elektronisku dokumentu aprites popularitāte ne tikai valsts un pašvaldību uzņēmumos, bet arī privātajā sektorā. Tas nav nekas pārsteidzošs, ņemot vērā, ka virtuālā vide ievērojami taupa gan laiku, gan finanses. Salīdzinot ar papīra formātu, dokumenti, kas parakstīti ar eParakstu, ļauj nodrošināt kancelejas preču un dokumenta piegādes izmaksu optimizāciju, atbildīgo amatpersonu darba laika un zināšanu lietderīgāku izmantošanu.

Man ir jautājums par MK noteikumu Nr.969 Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi (MK noteikumi Nr.969) 8.2.apakšpunktu, kurā teikts, ka darbiniekam par komandējuma laiku atlīdzina ceļa (transporta) izdevumus (ja ir iesniegti attiecīgos izdevumus apliecinoši attaisnojuma dokumenti). Līdz šim bija vienkārši - atgriežoties no komandējuma, darbinieks iesniedza lidmašīnas biļetes pasaknīti. Tagad esam kļuvuši ļoti mobili. Kādi apliecinošie dokumenti jāpievieno komandējuma atskaitei, ja apstiprinājums par lidojuma norisi ir elektronisks un visa informācija ir mobilajā tālrunī?

Sabiedrība iegādājas degvielas talonus degvielas uzpildes stacijā (DUS), kur par talonu iegādi tiek izrakstīts rēķins. Degvielas taloni atrodas pie grāmatveža. Automašīnu un traktora vadītāji parakstās par talonu saņemšanu degvielas talonu izdošanas pavadzīmē un ar taloniem dodas uz DUS iegādāties degvielu. Par degvielas izlietojumu katrs vadītājs raksta ceļazīmi, kurā tiek atainota gan degvielas kustība, gan degvielas norma, kā arī brauciena maršruts un mērķis. Vai auto un traktora vadītājiem ir nepieciešams nodot grāmatvedībā arī čeku, kuru izsniedz DUS, iegādājoties degvielu pret taloniem?

Elektronisko dokumentu likuma 7.pantā ir teikts, ka attiecībā uz elektroniskajiem dokumentiem normatīvo aktu prasība par dokumentu glabāšanu ir izpildīta, ja dati, ko tas ietver, ir pieejami izmantošanai; elektroniskais dokuments ir saglabāts tādā formā, kādā tas sākotnēji radīts, nosūtīts vai saņemts, vai tādā formā, kurā ir redzami sākotnēji radītie, nosūtītie vai saņemtie dati; saglabātie dati ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku.

Uzņēmumā bija ugunsgrēks, un sadega pilnībā visi dokumenti un datortehnika. Datu kopēšana diemžēl netika veikta. Kas jādara, ja ir sadeguši visi grāmatvedības dokumenti un arī reģistri?

Veicot maksājumus internetbankā, mēs no grāmatvedības programmas drukājam maksājuma uzdevuma dokumentus. Informācija uz tiem ir identiska informācijai bankas izrakstā. Lūdzu, paskaidrojiet, vai no grāmatvedības dokumentu noformēšanas aspekta ir nepieciešams drukāt šos maksājuma uzdevuma dokumentus un pievienot tos izrakstiem no internetbankas! Varbūt var iztikt tikai ar bankas konta izrakstu? Tādējādi, piemēram, komisijas maksas, kuras banka ietur no maksātāja konta, tiktu atspoguļotas tikai bankas konta memoriālajā orderī, kas tiek drukāts mēneša beigās.

Kas man jādara, lai saņemtu elektronisko algas nodokļa grāmatiņu? Savu papīra algas nodokļa grāmatiņu es pirms dažiem gadiem pazaudēju. Kā man tagad rīkoties?

Latvijas pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātājs pārdod automašīnu citas Eiropas Savienības (ES) valsts PVN maksātājam. Automašīna netiks reģistrēta ES, bet tiks tālāk pārdota uz trešajām valstīm. Automašīnu noņem no uzskaites Latvijā, izraksta rēķinu ar PVN likmi 0% un noformē CMR. Vai ar to pietiek? Vai pārdevējam, pārdodot auto, jāzina, vai pircējs to lietos savām vajadzībām vai arī pārdos tālāk uz trešajām valstīm?

Darbinieks, kas strādā uz darba līguma pamata, ar darba devēja rīkojumu ir nosūtīts komandējumā. Organizācijas iekšējās darba kārtības noteikumi paredz, ka šādos gadījumos darbiniekam ir tiesības izmantot savu personīgo automašīnu un prasīt darba devējam segt degvielas izdevumus. Vai šajā gadījumā čekā par degvielu ir jābūt darbinieka vai uzņēmuma rekvizītiem?

Līdz šim elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS) izmantošana nav bijusi diez ko ērta - lai iesniegtu dokumentus, bija nepieciešams tos parakstīt ar drošu elektronisko parakstu vai Valsts ieņēmumu dienesta (VID) piešķirto paraksta datni. Diezgan bieži VID konsultantiem nācās bloķēt piešķirto parakstu un ļaut iegūt jaunu paraksta datni, kas nodokļu maksātājiem nebija ērti, jo, piemēram, ierobežoja iespējas iesniegt nodokļu un informatīvās deklarācijas nedēļas nogalēs, kad nebija iespējams sazināties ar VID, lai bloķētu pazaudēto paraksta datni un pieprasītu jaunu. No 1.jūnija šī sistēma ir kļuvusi ērtāka.

1.jūnijs ir datums, kad ierastās papīra formāta algas nodokļa grāmatiņas nomainīs elektroniskās. Papīra formāta nomaiņa uz elektronisko formātu kārtējo reizi tiek pabāzta zem administratīvā sloga samazināšanas karoga, bet vai tas tā maz ir? Vai tas ir labi, vai slikti? Kāds administratīvā sloga samazinājums būs vērojams Valsts ieņēmumu dienestam (VID), uzņēmējiem, grāmatvežiem un darbiniekiem, proti – parastiem cilvēkiem?