Turpinām š.g. 10. augustā aizsākto publikāciju par grāmatvedības organizācijas dokumentiem. Šoreiz lasiet par būtiskākajiem Ministru kabineta noteikumos Nr. 585 Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju (MK noteikumi Nr. 585) uzskaitītajiem grāmatvedības organizācijas dokumentācijā iekļaujamiem dokumentiem un par kļūdām, no kurām vajadzētu izvairīties.

2003. gada 21. oktobra Ministru kabineta noteikumu Nr. 585 Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju (MK noteikumi Nr. 585) 42. punkts nosaka uzņēmumu vadītāju pienākumu izstrādāt grāmatvedības organizācijas dokumentus, tos apstiprināt un atbildēt par to saturu. Veicot uzņēmumu gada pārskatu revīzijas, nākas konstatēt, ka grāmatvedības organizācijas dokumenti pārsvarā ir formāli un tāpēc nederīgi praktiskai lietošanai, jo izveidoti kā grāmatvedības uzskaiti reglamentējošo Latvijas Republikas normatīvo aktu teksta kopijas bez kādas saistības ar konkrēto uzņēmumu.

Kā viens no grāmatvedības ikdienas problēmjautājumiem ir saņemtie attaisnojuma dokumenti no avansa norēķinu personām - darbiniekiem. Tas var būt gadījumos, kad darbinieks iegādājas darba vajadzībām nepieciešamās izejvielas vai materiālus, kancelejas preces u.c., kā arī izdevumi, kas rodas komandējumu laikā. Taču ko darīt gadījumā, ja šajos dokumentos trūkst visu obligāto rekvizītu, kas ikdienas praksē ir diezgan bieži sastopama problēma?

Informācijas tehnoloģiju piedāvāto risinājumu laikmetā, kad arvien lielāka daļa tehnisko dokumentu sagatavošanas darba tiek īstenota, arvien mazāk izmantojot cilvēkresursus, par ierastu parādību ir kļuvuši elektroniski sagatavoti un patērētājiem vai klientiem izsūtīti rēķini, kuros ietverta piezīme: „Rēķins sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta”. Īpaši plaši šādu rēķinu sagatavošanu izmanto lielās kompānijas un pakalpojumu sniedzēji, kam mēnesī ir jāsagatavo rēķini par sniegtajiem pakalpojumiem ļoti lielam klientu skaitam. Lielākajā daļā gadījumu tam ir ekonomisks pamatojums – tūkstošiem rēķinu pašrocīga parakstīšana prasītu neadekvāti lielu darba un laika patēriņu.