Arvien vairāk organizāciju dokumentus sagatavo elektroniski, paraksta ar drošu elektronisko parakstu un arhivē elektroniskā formā. Tomēr iepriekšējos gados sagatavotie dokumenti, kad elektroniskais paraksts vēl nebija plaši izmantots, lielākoties joprojām ir pieejami tikai papīra formātā. Tas īpaši attiecas uz personāla dokumentiem, piemēram, darba līgumiem. Turklāt, lai arī daudzi darbinieki mūsdienās lieto elektronisko parakstu, ieraduma dēļ darba līgumi un citi dokumenti bieži vien tiek parakstīti un glabāti tradicionāli – drukātā veidā. Tādēļ būtiski zināt dokumentu digitalizācijas iespējas un oriģinālu iznīcināšanas kārtību.
Grāmatvedības dokumentus – drīkst digitalizēt
Atbilde uz jautājumu, vai papīra formāta oriģinālus pirms dokumentu nodošanas arhīvā drīkst digitalizēt un iznīcināt, nav viennozīmīga.
Grāmatvedības likuma 29.pants noteic prasības un kārtību, kas organizācijai jāievēro, papīra formāta grāmatvedības dokumentus pārvēršot elektroniskā formā, lai glabātu elektroniskā vidē. Ja noteikumi tiek ievēroti, tad šos papīra formāta dokumentus drīkst iznīcināt.
Savukārt pārvaldes dokumentu digitalizēšanai piemērojamas citas prasības.
