2025.gada 30.septembrī izskatīts Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijas informatīvais ziņojums “Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos”, kas paredz veidot vienotu pieeju dokumentu pārvaldībai valsts pārvaldē, veicot izmaiņas dokumentu pārvaldības procesos, kas saistīti ar procesu standartizāciju, vienotu principu, klasifikācijas shēmas un dokumentu pārvaldības vadlīniju ieviešanu. Minētās izmaiņas ir vērstas uz procesu vienkāršošanu un manuālo darbību samazināšanu, dokumentu pārvaldības centralizāciju un standartizāciju, neskaitot klasificētu informāciju, informē Ministru kabinets.
Šobrīd dokumentu pārvaldība valsts iestādēs tiek organizēta dažādi, bieži vien decentralizēti, kas rada ievērojamu administratīvo slogu, neefektīvu resursu izmantošanu un ierobežotu dokumentu pieejamību. Lai mainītu esošo situāciju, Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrija (VARAM), piesaistot konsultāciju uzņēmumu “KPMG Baltics”, 2024.–2025.gadā ir veikusi esošās situācijas priekšizpēti dokumentu pārvaldības jomā.
Informatīvā ziņojuma mērķis ir sniegt Ministru kabinetam (MK) neatkarīgu un visaptverošu kopsavilkumu, kas kalpotu par pamatu lēmumam uzdot VARAM uzsākt dokumentu pārvaldības procesu sākotnējo izpēti visā valsts pārvaldē, ņemot vērā VARAM un piesaistīto konsultantu – sabiedrības ar ierobežotu atbildību “KPMG Baltics” – veiktās priekšizpētes laikā identificētos trūkumus attiecībā uz dokumentu pārvaldības procesu, kā arī izvirzīt konkrētus uzdevumus VARAM sadarbībā ar Tieslietu ministriju (TM) pilotprojekta īstenošanā.
VARAM jau ir izveidojusi Vienotā dokumentu vadības centra (VDVC) modeli, kas šobrīd darbojas uz starpresoru sadarbības pamata, nodrošinot dokumentu pārvaldības pakalpojumus Klimata un enerģētikas ministrijai, Valsts administrācijas skolai un Tieslietu akadēmijai. 2026.gadā plānots VDVC pakalpojumu paplašināt uz VARAM resora iestādēm. Savukārt TM resora iestādes, kas šobrīd izmanto DVS “DocLogix”, tiks pakāpeniski integrētas VDVC līdz 2029.gada novembrim, ieviešot vienotu dokumentu plūsmu un procesu standartizāciju.
Būtiski veidot vienotus, pārskatāmus un funkcionāli ērtus procesus, izmantojot mūsdienīgus un drošus, vienotus informācijas tehnoloģiju risinājumus valsts pārvaldē. Tāpēc VARAM uzsāks dokumentu pārvaldības procesu sākotnējo izpēti valsts pārvaldē, potenciālās izmaksas nodrošinot plānotā Eiropas Reģionālās attīstības fonda projekta ietvaros un ne vēlāk kā līdz 2026.gada nogalei sagatavos un iesniegs izskatīšanai MK konceptuālo ziņojumu par vienotu dokumentu pārvaldības koncepciju valsts pārvaldē, lai pieņemtu lēmumu par turpmāku centralizācijas virzību.
