Praksē daudzi uzņēmumi iegrāmato saņemtos vai izrakstītos priekšapmaksas rēķinus pirms samaksas veikšanas vai saņemšanas, lai grāmatvedībā nodrošinātu vienotu dokumentu plūsmu. No kontroles viedokļa tas ir atbalstāmi, tomēr, ir svarīgi atcerēties par šādu priekšapmaksas rēķinu esamību gada pārskata sagatavošanas brīdī un veikt korekcijas, uzņēmuma bilancē neuzrādot avansa rēķinus, par kuriem nav veikta vai saņemta apmaksa.
Avansi vai priekšapmaksa ir viens no veidiem, kā ierobežot uzņēmuma debitoru parādu kredītrisku un labāk pārvaldīt uzņēmuma naudas plūsmu. Avansi kā norēķinu veids kalpo arī gadījumos, kad tiek veikti lieli pasūtījumi vai tiek sniegts pakalpojums, kuram nepieciešami apjomīgi sākotnējie ieguldījumi, vai produkta saņēmējs ir jauns klients ar nepārbaudītu finanšu disciplīnu. Ir nozares, kurās priekšapmaksas rēķini ir regulāra uzņēmējdarbības prakse, piemēram, par interneta, telekomunikāciju, datorprogrammu un citiem pakalpojumiem tiek pieprasīta priekšapmaksa pakalpojuma sniegšanas mēneša sākumā.
Saistībā ar šo praksi nereti rodas divi jautājumi:
- Vai pakalpojuma saņēmējam saņemtais priekšapmaksas rēķins jāiegrāmato saņemšanas brīdī?
- Vai nepieciešams gala rēķins par saņemto pakalpojumu, par kuru jau izrakstīts priekšapmaksas rēķins?
